Personoplysninger og rettigheder

Bliv klogere på, hvad personoplysninger er og hvad rettigheder for registrerede personer indebærer - herunder oplysningspligt, indsigtsret og samtykke.

Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Almindelige personoplysninger

  • Væsentlige sociale problemstillinger
  • Rent private forhold
  • Skat
  • Gæld
  • Sygedagpenge
  • Tjenestelige forhold
  • Familieforhold
  • Bolig
  • Bil
  • Eksamen
  • Ansøgning
  • CV
  • Ansættelsesdato
  • Stilling
  • Arbejdsområde
  • Arbejdstelefon
  • Navn
  • Adresse
  • Fødselsdato
  • m.fl.


Fortrolige personoplysninger

  • Straffedomme
  • Lovovertrædelser
  • CPR-numre


Følsomme personoplysninger

  • Race
  • Etnisk oprindelse
  • Religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforenings tilhørsforhold
  • Genetiske data
  • Biometriske data (entydig identifikation)
  • Helbredsoplysninger
  • Seksuelle forhold/orientering


Læs mere om, hvad personoplysninger er på Datatilsynets hjemmeside:

Hvad er en personoplysning' på Datatilsynets hjemmeside

Når du som offentlig myndighed, institution eller ethvert andet organ behandler (f.eks. indsamler, registrerer, videregiver eller sletter) personoplysninger, skal du være opmærksom på, at de personer, du behandler oplysninger om (de registrerede), har en række rettigheder i databeskyttelsesforordningen, som du skal sørge for at iagttage.

Dette drejer sig om:

  1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
    Borgeren har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Middelfart Kommune behandler og opbevarer om den pågældende borger.

  2. Ret til berigtigelse (rettelse)
    Borgeren har ret til at få urigtige oplysning om sig rettet.

  3. Ret til sletning(*)
    I særlige tilfælde har borgeren ret til at få slettet oplysninger om sig, inden det tidspunkt, hvor oplysningerne ellers ville blive slettet (dvs. inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder). Der gælder særlige regler for, hvornår kommuner må slette eller berigtige personoplysninger. Middelfart Kommune er forpligtet til at opbevare sagsoplysninger, for at kunne dokumentere sagsforløb. Det betyder, at borgeren ikke altid kan kræve at få oplysninger slettet eller berigtiget. Ønsker borgeren, at kommunen sletter eller berigtiger personoplysninger, vil der i stedet blive lavet et notat om indsigelsen, så det fremgår af sagen.

  4. Ret til begrænsning af behandlingen
    Borgeren har ret til at få behandlingen af sine personoplysninger begrænset, når særlige forhold gør sig gældende. Hvis borgeren har ret til af få behandlingen begrænset, må Middelfart Kommune fremover kun behandle oplysninger – bortset fra opbevaring – med borgerens samtykke, eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

  5. Ret til indsigelse
    Borgeren har ret til at gøre indsigelse mod Middelfart Kommunes ellers lovlige behandling af sine personoplysninger.

 

Værktøjer

Middelfart Kommune har som dataansvarlig pligt til at give oplysninger til den registrerede, dvs. borgeren eller medarbejderen, når der indsamles oplysninger om vedkommende, også kaldet persondatameddelelsen.

Kort fortalt så skal du oplyse den registrerede om:

  1. Hvilke oplysninger registrerer du? f.eks. navn, adresse, e-mail m.v.

  2. Hvorfor må du indsamle disse oplysninger? (Litra a-f i databeskyttelsesforordningen)
    Litra a) Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.
    Litra b) Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
    Litra c) Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige
    Litra d) Behandling er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser.
    Litra e) Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
    Litra f) Behandling er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, navnlig hvis den registrerede er et barn.

  3. Hvilke slags personoplysninger er der tale om?
    - Almindelige personoplysninger (navn, adresse, stillingsbetegnelse, e-mail, CV, fødselsdato m.v.)
    - Semi-følsomme personoplysninger (CPR-nr., straffedomme, lovovertrædelser)
    - Følsommme personoplysninger (Race, religion, helbred, seksuel orientering, genetiske/biometiske data)

  4. Hvor kommer personoplysningerne fra? f.eks. politiet m.fl.

  5. Videregives oplysningerne til nogen? f.eks. ifm. samtykke

  6. Hvor opbevares oplysningerne? f.eks. i et fagsystem

  7. Hvornår slettes oplysningerne? Oftest 5 år - men der kan være forskel fra område til område

Hvis du behandler en borgers data:
Oplysningspligten følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.
Oplysningspligten betyder, at kommunen på eget initiativ har pligt til at give den registrerede en række informationer, når der indsamles oplysninger om vedkommende hos vedkommende selv eller hos tredjemand, fx en anden myndighed eller kommune.

Oplysningspligten skal opfyldes snarest muligt og i almindelighed indenfor 10 dage.

 

Værktøjer

 

Notat

Hvad er oplysningspligt?

Middelfart Kommune har som dataansvarlig pligt til at give oplysninger til den registrerede, når der indsamles oplysninger om vedkommende, også kaldet persondatameddelelelse.

Oplysningspligt er en forpligtelse, der følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14. At have oplysningspligt betyder, at kommunen på eget initiativ har pligt til at give den registrerede en række informationer, når der indsamles oplysninger om vedkommende. Som dataansvarlig skal man aktivt give oplysningerne til den registrerede (dvs. borgeren eller medarbejderen). Det er ikke tilstrækkeligt at have oplysningerne liggende på en hjemmeside.

Når der behandles personoplysninger om borgere eller medarbejdere, er det kommunen som er ansvarlig for de oplysninger, der behandles. Derfor er det også kommunen, der er ansvarlig for, at oplyse borgere og medarbejdere om behandlingen.

Oplysningspligten gælder i forhold til alle registrerede, der indsamles eller modtages oplysninger om.

Det gælder uanset om oplysninger hentes hos den registrerede eller hos en tredjemand. I forbindelse med indsamling af oplysninger skal den registrerede oplyses. Hvis den registrerede skal udfylde en ansøgning, blanket eller lignende, der skal indleveres i papirform, kan oplysningerne være en del af ansøgning eller blanket.

Hvis oplysninger indsamles via hjemmeside, fx gennem ansøgningsblanketter, kan oplysningspligten opfyldes ved, at den registrerede skal afkrydse at vedkommende er indforstået med, at personoplysningerne behandles, samt de øvrige oplysninger, der følger med oplysningspligten.

Oplysningspligten skal opfyldes snarest muligt og i almindelighed indenfor 10 dage.

 

Hvorfor er oplysningspligt vigtig?

Kommunen skal oplyse om de behandlinger af personoplysninger, der udføres for at sikre, at behandlingen altid er rimelig og gennemsigtig for dem, oplysningerne omhandler. De oplysninger, der behandles, kan være hentet enten fra borgeren eller medarbejderen selv, eller fra en helt tredje, fx en anden myndighed eller kommune. Lige meget hvad skal kommunen altid sørge for, at oplyse borgeren eller medarbejderen om behandlingen.

Hvilke oplysninger skal indgå i persondatameddelelsen for at oplysningspligten anses som opfyldt
Når oplysningspligten skal opfyldes, er det et krav, at oplysningerne gives til den registrerede på en tydelig, kortfattet og letforståelig måde. Oplysningerne skal være tydeligt adskilt fra andre oplysninger.

De oplysninger, der altid skal gives til den registrerede, dvs. borgeren eller medarbejderen, er:

  • At Middelfart Kommune er dataansvarlig samt hvem der kan kontaktes hos kommunen.
  • Kontaktoplysninger til kommunens databeskyttelsesrådgiver (DPO)
  • Formålet med den behandling, som personoplysningerne bruges til samt retsgrundlaget for behandlingen
  • Kategori eller kategorier af personoplysninger der behandles
  • Om oplysningerne videresendes til behandling af andre, fx andre kommuner, SKAT, databehandlere eller lignende
  • Tidsrummet, som personoplysningerne bliver behandlet i. Hvis der ikke er et fast tidsrum, skal der oplyses om kriterierne for, hvornår oplysningerne slettes
  • At borgeren eller medarbejderen har forskellige rettigheder i medfør af databeskyttelsesforordningen, fx retten til indsigt, berigtigelse, begrænsning og indsigelse mod behandlingen
  • Retten til at trække samtykke tilbage, hvis behandlingen er baseret på samtykke
  • Om behandlingen af personoplysninger er nødvendig for, at borgeren eller medarbejderen kan få hjælp af kommunen samt eventuelle konsekvenser ved ikke at give personoplysningerne
  • At den registrerede, dvs. borgeren eller medarbejderen, kan klage til Datatilsynet

 

Når oplysninger ikke indsamles hos den registrerede

Bliver oplysninger indsamlet fra andre end den registrerede, dvs. borgeren eller medarbejderen selv, skal der udover ovenstående punkter også oplyses om:

  • Hvilke former for oplysninger, der behandles – almindelige, semi-følsomme eller følsomme personoplysninger
  • Hvor kommunen har modtaget oplysningerne fra, også selvom der er tale om offentligt tilgængelige oplysninger

 

Nyttige oplysninger om oplysningspligten

Formkrav og dokumentation
Oplysningspligten kan opfyldes på flere måder. Oplysningspligten skal i kommune ske skriftligt, og kan enten være på papir eller elektronisk. Det vigtige er, at kommunen altid kan dokumentere, at oplysningspligten er opfyldt – og det er lettest, når oplysningerne er givet skriftligt.

Viderebehandling
Hvis Middelfart Kommune ønsker at behandle personoplysninger til andre formål end det, der først er oplyst til borgeren eller medarbejderen, skal kommunen oplyse om dette, fordi det nye formål danner grundlag for en ny oplysningspligt.

Sletning eller berigtigelse
Der gælder særlige regler for, hvornår kommunen må slette eller berigtige personoplysninger. Kommunen er forpligtiget til at opbevare sagsoplysninger, for at kunne dokumentere sagsforløb. Det betyder, at borgere ikke altid kan kræve at få oplysninger slettet eller berigtiget. Ønsker borgeren, at kommunen sletter eller berigtiger personoplysninger, skal der laves et notat om indsigelsen, så det fremgår af sagen.

Begrundelse og klagevejledning
Ønsker en borger at få berigtiget eller slettet oplysninger, som borgeren ikke mener, er korrekte, skal kommunen træffe en afgørelse om, hvorvidt oplysningerne kan rettes eller slettes. Afgørelsen skal altid kunne begrundes, hvis borgeren ikke får medhold. Der skal altid følge en klagevejledning med afgørelsen.

 

Hvad er personoplysninger?

Almindelige personoplysninger
Personoplysninger om fx økonomi, skat, gæld, sygedage, løn, løntillæg, tjenstlige forhold, familieforhold, ulykkestilfælde, adoption, bolig, bil, eksamen, karakterer, personlighedstest, ansøgning, CV, ansættelsesdato, stillingsbetegnelse, arbejdsområde, arbejdstelefon, sociale problemer, andre rent private forhold end følsomme oplysninger, stamoplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e-mail mv.

Semi-følsomme personoplysninger
Strafbare forhold, fx oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser Cpr.nr.

Personoplysninger af en særlig karakter (også kaldet følsomme personoplysninger)
Race, etnicitet, politik, seksualitet, religion, fagforening, helbred, genetiske eller biometriske data med henblik på unik identifikation

Hvad er indsigtsret?

Borgeren (også kaldet den registrerede) har ret til at få alle de personoplysninger, der er registreret om vedkommende udleveret – også kaldet indsigtsret.

Hvordan påberåber borgeren sig indsigtsret?

Borgeren kan henvende sig både skriftligt eller mundtligt for at udnytte sin ret til indsigt.

Sagsbehandlingsfrist for indsigtsret

Indsigtsretten skal behandles inden for 1 måned.

Håndtering af retten til indsigt

Hvis anmodning om indsigt alene dækker én forvaltning, sørger denne forvaltning selv for indsamling af personoplysninger og de korte beskrivelser af formål, videregivelse mv. samt fremsendelse til borgeren.
Hvis anmodning om indsigt dækker alle eller flere forvaltninger, sendes anmodning til Borgmestersekretariatet staben@middelfart.dk. Borgmestersekretariatet sender herefter en såkaldt ”stjernehøring” til alle forvaltninger eller de berørte forvaltninger.
Når de enkelte forvaltninger har indsamlet personoplysninger og udarbejdet en kort beskrivelse fra hver af deres afdelinger, sendes det samlet til Borgmestersekretariatet.
Borgmestersekretariatet samler input fra de enkelte forvaltninger og sørger for en samlet fremsendelse til borgeren af alle personoplysninger, som kommunen er i besiddelse af, inkl. en sammenskrivning af de enkelte beskrivelser om formål, videregivelse m.v.

Hvad har borgeren krav på at få oplyst?

Borgeren har ret til at få alle personoplysninger om den pågældende, som kommunen er i besiddelse af. På samme vis som oplysningspligten dækker retten til indsigt kort fortalt oplysninger om: Hvad, hvorfor, hvornår, hvem og hvorfra:

  • Almindelige personoplysninger (Navn, adresse, stillingsbetegnelse m.v.)
  • Semi-følsomme personoplysninger (CPR-nr., straffedomme, lovovertrædelser)
  • Følsommme personoplysninger (Race, religion, helbred, seksuel orientering, genetiske og biometriske data)

Herudover skal der laves en kort og letforståelig beskrivelse af:

  • Formål med behandlingen af personoplysninger
    Litra a) Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.
    Litra b) Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
    Litra c) Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige
    Litra d) Behandling er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser.
    Litra e) Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
    Litra f) Behandling er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, navnlig hvis den registrerede er et barn.

  • Hvem har personoplysningerne været delt med?
    Hvilke modtagere personoplysningerne vil blive, er eller har været videresendt til – både internt og eksternt f.eks. ifm. et samtykke.

  • Hvornår og i hvor lang tid har kommunen opbevaret oplysninger?
    Hvilket tidsrum eller hvilke kriterier, der anvendes til at fastlægge, hvilken periode kommunen opbevarer personoplysningerne?

  • Hvorfra stammer personoplysningerne?
    Er det fra andre myndigheder eller ifm. en ansøgning m.v.

Værktøjer

Notat om ret til indsigt

Den registrerede (borgeren) har ret til at få den dataansvarliges (kommunens) bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende den pågældende behandles, og i givet fald få adgang til per- sonoplysningerne. Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 15.

Derudover har den registrerede (borgeren) ret til information om følgende:

  1. Formålene med behandlingen af personoplysninger
  2. Kategorier af personoplysninger
  3. Modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er eller vil blive videregivet til
  4. Opbevaring af personoplysningerne. Om muligt i hvilket tidsrum personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis det ikke er muligt, så de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum (fx journalplan eller arkivloven)
  5. Enhver tilgængelig information om, hvorfra personoplysningerne stammer, hvis de ikke er indsamlet hos den registrerede (borgeren)
  6. Den registreredes rettigheder, dvs. indsigtsret, ret til at trække samtykke tilbage, ret til berigtigelse af forkerte oplysninger, ret til sletning, ret til begrænsning og indsigelsesretten
  7. Retten til at indgive klage til Datatilsynet

Hvordan kan man anmode om indsigt?

Retten til indsigt indebærer, at borgeren kan henvende sig skriftligt eller mundligt og få oplyst, hvilke oplysninger, kommunen behandler om den pågældende. Som oftest vil det være oplysninger, vi har i et fagsystem. Det kan også være udlevering af videoovervågningsbilleder, hvorpå borgeren fremgår.

Hvor mange oplysninger?

På baggrund af databeskyttelsesforordningen har en borger ret til at få indsigt i alle personoplysninger vedrørende borgeren selv, også kaldet indsigtsret. Det kan anses som en form for aktindsigt – bare i alle de sager og dokumenter, som indeholder personoplysninger om borge- ren.

Det er kun oplysninger om den registrerede selv, som skal udleveres. Personoplysninger om andre personer, skal sløres eller fjernes på anden vis, fx med sort markering, hvor det ikke er muligt at læse teksten nedenunder.

Er der nogen begrænsninger?

Det er muligt at kontakte borgeren og spørge ind til, om borgeren ønsker indsigt i nogle specifikke sager eller dokumenter, men såfremt borgeren ønsker indsigt i alle personoplysninger, som kommunen har om borgeren, så har vedkommende ret til at få det hele.

I hvilke tilfælde skal vi ikke udlevere oplysninger?

Oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed, er undtaget, jf. databeskyttelseslovens § 22, stk. 5.

Derudover kan visse oplysninger undtages, jf. databeskyttelseslovens § 22, stk. 3, i samme omfang som reglerne i §§ 19-29 og 35 i offentlighedsloven. De nævnte regler i offentlighedsloven (§§ 19-29) omhandler undtagelse af særlige sager fra aktindsigt, interne arbejdsdokumenter og andre særlige dokumenter.

Offentlighedslovens § 35 omhandler tavshedspligt. Kommunen skal derfor ikke udlevere oplysninger, der i øvrigt er begrænset af særlige regler om tavshedspligt.

Kan vi afvise en anmodning om indsigt?

I helt særlige tilfælde kan vi afvise en anmodning. Det vil kun ske i de tilfælde, hvor anmodningen er åbenbart grundløs eller overdreven, især hvis indsigten gentages med korte mellemrum.

Hvilke oplysninger?

Alle personoplysninger om den pågældende borger, som kommunen er i besiddelse af, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15, skal udleveres.

Derudover skal der laves en kort og let forståelig beskrivelse af

  • Formålet med behandlingen af personoplysninger
  • Kategorier af personoplysninger
  • Hvilke modtagere personoplysningerne vil blive, er eller har været videresendt til
  • Hvilket tidsrum eller hvilke kriterier, der anvendes til at fastlægge, hvilken periode kommunen opbevarer personoplysningerne
  • Hvorfra stammer personoplysningerne

Hvilken form skal oplysningerne udleveres i?

Kommunen skal udlevere personoplysningerne i den form, som borgeren ønsker det – enten i papir eller elektronisk til borgerens e-boks. Såfremt borgeren ønsker yderligere kopier inden for kort tid, kan der opkræves et rimeligt gebyr i forhold til de administrative omkostninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 3.

Kontrol af modtager?

Inden personoplysningerne udleveres skal man sikre, at modtageren er den rette person.

Ved fysisk fremmøde skal der bedes om ID-tjek, fx fremvisning af pas, kørekort eller anden billedlegitimation, inden oplysningerne kan udleveres i papirformat.

Hvis oplysningerne skal sendes, skal det ske elektronisk via Digital Post for at sikre rette modtager.

Tidsfrist

Indsigtsretten skal gives indenfor 1 måned.

Perioden kan forlænges med 2 måneder, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og mængde.

Borgeren skal orienteres om årsagen til den eventuelle forlængelse.

Hvem gør hvad?

Hvis anmodning om indsigt dækker alle forvaltninger, sendes anmodning til Borgmestersekretariatet. Borgmestersekretariatet sender herefter en ”stjernehøring” til alle forvaltninger.

Når de enkelte forvaltninger har indsamlet personoplysninger og udarbejdet en kort beskrivelse fra hver af deres afdelinger, sendes det samlet til Borgmestersekretariatet.

Borgmestersekretariatet samler input fra de enkelte forvaltninger og sørger for en samlet fremsendelse til borgeren af alle personoplysningerne, som kommunen er i besiddelse af, inkl. en sammenskrivning af de enkelte beskrivelser om formål, videregivelse mv.

Hvis anmodning om indsigt alene dækker én forvaltning, sørger denne forvaltning selv for indsamling af personoplysninger og de korte beskrivelser af formål, videregivelse mv. samt fremsendelse til borgeren.

Samtykke efter databeskyttelsesforordningen er udtryk for, at de registrerede, dvs. borgerne, har et reelt valg og kontrol over, hvordan deres oplysninger bruges. Samtykke er efter forordningen et af flere – ligestillede – behandlingsgrundlag, som Middelfart Kommune som dataansvarlig kan anvende ved behandling af personoplysninger.

Udgangspunktet er, at kommunen som dataansvarlig i videst muligt omfang bruger andet behandlingsgrundlag end samtykke til behandling af personoplysninger, fx myndighedsudøvelse i henhold til dansk særlovgivning.

Et samtykke efter forordningen er defineret således:

”Enhver, frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljeserklæring, hvorved den registrerede ved erklæring eller klar bekræftelse indvilliger i, at personoplysninger, der vedrører den pågældende, gøres til genstand for behandling.”

Det er et krav, at kommunen kan påvise, at den registrerede har givet samtykke til behandlingen af sine personoplysninger. Det er med andre ord kommunen, som har bevisbyrden for, at den registrerede har givet det fornødne samtykke.

Herudover gælder, at hvis den registreredes samtykke gives i en skriftlig erklæring, der også vedrører andre forhold, skal en anmodning om samtykke forelægges på en måde, som klart kan skelnes fra de andre forhold, i en letforståelig og lettilgængelig form og i et klart og enkelt sprog.

Endelig er det et krav, at den registrerede, inden samtykke gives, skal oplyses om, at samtykket kan trækkes tilbage.

Alle de ovennævnte betingelser skal være opfyldt for, at et samtykke er gyldigt, ellers skal behandlingen straks stoppes.

Opmærksomheden henledes på, at et samtykke ikke anses for at være afgivet frivilligt, hvis den registrerede ikke har et reelt eller frit valg. Et samtykke anses normalt ikke for at være afgivet frivilligt, hvis der er en klar skævhed, dvs. et ulige forhold mellem parterne, fx hvis borgeren (den registrerede) søger om offentlig ydelse hos kommunen. I denne situation bør overvejes om samtykke er det rigtige behandlingsgrundlag – eller om der findes et bedre alternativ, idet der kan være en stor risiko for, at samtykket ikke anses for at være afgivet frivilligt.

 

Brug af fotos og video i Middelfart Kommune

Bruger du fotos og billeder af personer, som har karakter af et portræt, så kræver det, at du har skriftligt samtykke.

 

Værktøjer