Fotos og video

Når du bruger billeder i din kommunikation, er det dit ansvar, at Middelfart Kommune overholder persondataforordningen. Når der ikke er tale om rent personlige og familiemæssige aktiviteter, vil databeskyttelsesreglerne gælde. De databeskyttelsesretlige regler skal derfor iagttages, for at opbevaring og offentliggørelse lovligt kan finde sted.

Det indebærer bl.a., at du - inden du offentliggør billedet - skal have et retligt grundlag for at gøre det, ligesom du skal sørge for, at den eller de personer, der er på billedet, er informeret om offentliggørelsen, så de har mulighed for at reagere, f.eks. gøre indsigelse imod det. Det vil sige, at du til arrangementer som borgermøder, byrådsmøder og lignende kan tage billeder/optage video uden at få samtykke, hvis du fx ved indgangen eller i indledningen til mødet informerer om, at der tages billeder til Middelfart Kommunes brug.

Hvis der er tale om billeder med børn og unge, skal du – som en ekstra ting – tænke på, at denne gruppe af personer skal gives en særlig beskyttelse, fordi børn og unge oftest er mindre bevidste om de risici og konsekvenser, som kan være forbundet med en behandling af personoplysninger – i dette tilfælde din offentliggørelse af et billede af dem.

Bemærk, at pressen som udgangspunkt er undtaget for reglerne om samtykke. Det vil sige, at medier frit kan tage billeder på offentlige arealer – men på kommunale lokationer som skoler, plejehjem, bosteder osv. skal du som ansvarlig for pressebesøget sikre, at alle deltagende er indforstået med, at der tages billeder/optages video. For skoler/dagtilbud indebærer det godkendelse fra forældre/værge.  

Bruger du fotos og billeder af personer som har karakter af et portræt, så kræver det, at du har skriftligt samtykke til at bruge det.

Dette betyder, at:

• Du skal have skriftligt samtykke fra den/de personer, som optræder og er genkendelige i billedet.
• Samtykket skal opbevares og kunne fremvises på opfordring – dvs. at foto eller video og samtykkeerklæring skal kunne kædes sammen.
• Billedet skal kunne identificeres og fjernes i tilfælde af, at samtykket til brug af billedet kaldes tilbage.

Ved billeder af børn, udsatte borgere, borgere i private situationer og ansatte i Middelfart Kommune skal der altid indhentes samtykke. Ved ansatte kan samtykkes sendes til personens arbejdsmail, og accepteres ved at besvare mailen.

Husk, at du kun må opbevare billeder/video så længe det er relevant. Billeder og video skal optages på Middelfart Kommunes udstyr. Det vil sige, at du ikke må have billeder og video på din private telefon/kamera. 

Portræt- vs. situationsbilleder

Offentliggørelse af billeder på internettet og på sociale medier kan være en svær størrelse, da billeders karakter beror på en konkret vurdering. Som udgangspunkt skelnes der mellem to former for billeder: Portrætfoto vs. situationsbillede.

Portrætbilleder:
Portrætbilleder kræver skriftlig samtykkeerklæring.

Situationsbilleder:
Situationsbilleder kræver som udgangspunkt ikke samtykkeerklæring. F.eks. et billede ud over en større forsamling eller et billede fra en gade, hvor der går flere personer.

Spørgsmål - eller er du i tvivl?
Hvis du er i tvivl, så tag kontakt til Kommunikationsteamet eller kommunens jurister.

Et samtykke skal være konkret og specifikt. Det vil sige, at det skal være tydeligt, hvorfor billederne tages, hvor de skal bruges og i hvilken sammenhæng. Der er lavet en række samtykker, som man kan tilpasse og anvende. Bemærk, at ved billeder af børn skal forældre/værge underskrive samtykket.

Hent skabelon til skriftligt samtykke - generel

Hent skabelon til skriftligt samtykke - skoler og daginstitutioner

Det eneste, du skal gøre for at komme i gang, er at kontakte lisbeth.behrendt@middelfart.dk, som sørger for at oprette dig som bruger. Du får naturligvis en lille vejledning i brug af systemet med, når du tilmelder dig.

Bemærk:

Billeder hentet fra Colourbox må IKKE videregives til tredjemand eller anvendes privat. Det betyder, at de kun må anvendes af Middelfart Kommune på vores egne platforme - på tryk og digitalt.

Skyfish er en webbaseret billeddatabase, hvor alle de digitale billeder, som vi tager, kan uploades og deles med kolleger på en nem og overskuelig måde. Skyfish giver ligeledes mulighed for, at mange af de billeder, som vi har liggende rundt omkring på vores servere, kan flyttes til ”fisken i skyen” til glæde for alle.

Og nej – det er ikke billederne af moster Oda vi tænker på i denne forbindelse. Dine private billeder må du finde et andet sted til. Skyfish er naturligvis kun til arbejdsrelaterede billeder, som kan tænkes at have en bred interesse for alle i organisationen. Dvs. alle skal kunne bruge billederne - uanset om man er en børnehave eller en forvaltning. Skyfish må heller IKKE benyttes som filarkiv. Dine filer skal du gemme i Edoc.

Sådan kommer du i gang

Det eneste, du skal gøre for at komme i gang, er at kontakte lisbeth.behrendt@middelfart.dk og oplyse, at du ønsker adgang til Skyfish.

Du får naturligvis en lille vejledning i brug af systemet med, når du tilmelder dig.

Sikkerhedsinstruks for Skyfish

Denne instruks er den systemansvarliges instruktion til brugerne i brug af systemet.
Hvis der ændres i formålet, skal systemansvarlig sørge for at de IT-sikkerhedsmæssige aspekter bliver afklaret med IT-afdelingen.

Formål:
Skyfish.com er en cloudservice udbudt af Colourbox, hvori kommunen opbevarer egne videos og fotos, herunder enkelte samtykkekrævende portrætfotos og videos. Brugerne af Skyfish kan downloade fotos og video og anvende dem i forbindelse med deres arbejde for Middelfart Kommune. Skyfish må kun anvendes til arbejdsrelaterede fotos og video, som kan tænkes at have en bred interesse for alle i organisationen. Skyfish må derfor IKKE benyttes som filarkiv eller til opbevaring af fotos og videos, der ikke har bred interesse. Hertil anvendes f.eks. i stedet OneDrive eller Edoc.

Særlige forhold:
Brugerne kan kun tilgå fotos og video, der ikke kræver samtykke, dvs. i åbne mapper.

Samtykkekrævende fotos og video opbevares i Edoc. Skal disse undtagelsesvist også opbevares i Skyfish f.eks. med henblik på brug på hjemmesiden/intranet, sker det i særlige, lukkede mapper som de øvrige brugere ikke har adgang til for på den måde at sikre mod utilsigtet brug uden samtykke.

Kommunikation og enkelte udvalgte medarbejdere har derfor rettigheder til at uploade fotos og video til Skyfish i de til formålet tildelte mapper. Det påhviler Kommunikation og disse medarbejdere at dokumentere nødvendigt samtykke til det uploadede materiale.

Bruger-/ mappeadministration og sikkerhed:
Administrator opretter og sletter brugere. Administrator tildeler brugerrettigheder. Administrator opretter og sletter mapper. Administrator opretter og tildeler udvalgte brugere adgang til særlige mapper som beskrevet under ”Særlige forhold.” Administrator laver halvårlige check af brugerne for at sikre, at der ikke optræder brugere, der ikke længere er ansat.

Administrator uploader fotos og videos til åbne mapper for hele organisationen. Administrator kan af hensyn til den tilgængelige plads i Skyfish i den forbindelse bede om, at mængden af fotos fra f.eks. samme arrangement eller lokalitet skæres ned, så kun et mindre udvalg uploades.

Administrators login anvender 2-faktorgodkendelse.