Xact

For at få adgang til Xact, skal du oprettes som bruger. For at blive dette skal du sende en mail med navn og e-mail til peter.tvebro@middelfart.dk.

Bemærk: Xact tilgås vha. ADFS/Single Sign-on (SSO). ADFS’en bygger på det administrative netværk i Middelfart Kommune, hvilket vil sige, at du skal have en middelfart.dk-mail, for at kunne logge på systemet.

Det er muligt at komme på gratis kursus i brug af Xact ved Rambøll.

Kundenr. ifm. tilmelding oplyses ved Peter Tvebro, peter.tvebro@middelfart.dk

Tilmeld dig kursus

Det skal fremgå klart og tydeligt, om din undersøgelse er anonym eller ej – dvs. om der er en direkte sammenhæng mellem respondenten og dennes besvarelse.

Der er også tale anonymisering ifm. persondataforordningen. Til forskel fra anonymisering af respondentens besvarelse er der her tale om, hvorvidt der indgår personoplysninger ifm. din undersøgelse eller ej. Hvis der ikke indgår personoplysninger (anonym), gælder forordningen ikke. Spørg databeskyttelsesrådgiveren og/eller kommunens jurister, hvis de er det mindste i tvivl – og inden du sætter din undersøgelse i vandet. Ansvaret er dit!

Indsamling af personoplysninger

Xact må ikke bruges til at indsamle og/eller opbevare følsomme– eller semifølsomme personoplysninger. Kun almindelige personoplysninger.

Samtykke

Du skal altid have samtykke til at indsamle persondata – også når du benytter Xact. Du skal således vha. samtykke have lov til sende din undersøgelse til en respondent. Samtykket skal indgås separat og kan derfor ikke være en del af undersøgelsen, da samtykket skal ske før deltagelse i din undersøgelse.

Ved anonyme målinger i persondataforordningens forstand behøves der ikke samtykke, men der er som sagt høje krav til, om en undersøgelse rent faktisk er anonym ift. persondataforordningen. Hvis det er muligt ud fra den indsamlede data i dit ”åbne survey” at sammenkæde indtastede oplysninger med personer, så er der tale om persondata, og undersøgelsen er således ikke anonym.

Spørg databeskyttelsesrådgiveren og/eller kommunens jurister, hvis de er det mindste i tvivl – og inden du sætter din undersøgelse i gang.

Oplysningspligt

Du skal ifm. afholdelse af din spørgeskemaundersøgelse overholde oplysningspligten – vel og mærke inden respondenten begynder på dit spørgeskema.

Dette gør du ved at oplyse om følgende i distributionsmailen, som du sender til respondenterne:

• Hvilke personoplysninger du indsamler?
• Hvorfor du indsamler de pågældende personoplysninger?
• Hvor længe du har respondentens oplysninger liggende og hvor?
• Hvem der har adgang til oplysningerne?
• Om du deler oplysningerne med nogen – og i så fald hvem?
• Hvornår du sletter oplysningerne?

Det er her vigtigt, at du kun bruger oplysningerne til det, som du skriver – så tænk alle scenerier igennem fra starten.

Du kan ikke benytte de indsamlede oplysninger til noget, som du ikke har oplyst om. Så hvis der potentielt kunne blive tale om at benytte oplysningerne til en evaluering senere i en proces, så skal dette fremgå af din oplysningspligt.

Registreredes rettigheder

Respondentens rettigheder er de samme som ved alle andre indsamler af personoplysninger:

• Ret til at se de oplysninger, som du indsamler, behandler og opbevarer (indsigtsret).
• Ret til at få urigtige oplysning om sig rettet.
• Ret til at få oplysningerne slettet.
• Ret til begrænsning af behandlingen.
• Ret til indsigelse.
• Ret til at klage til datatilsynet over den måde personoplysningerne behandles på.

Disse rettigheder skal ligeledes fremgå af distributionsmailen, som du sender til dine respondenter.

Standard tekster i Xact

Som hjælp til at få alle detaljer ang. den registreredes rettigheder med i din undersøgelse, er der i Middelfart Kommunes skabelon i Xact, indsat nogle standardtekster, som du kan tage udgangspunkt i.

Tilbagekald af samtykke

Respondenten kan altid tilbagekalde sit samtykke – eller bede om at få sine oplysninger slettet i Xact jf. sine rettigheder.

I sådanne tilfælde er det muligt enkelt og nemt at isolere den enkelte respondents besvarelser og ændre eller slette netop disse data fra din undersøgelse - også på tværs af alle dine undersøgelser. Dette kræver dog unik identifikation af respondenten ifa. enten ”e-mail” eller ”telefonnummer”.

Da returmails også kan indeholde persondata, kan disse også slettes under fanen "DATAINDSAMLING" > "Returmails" > "Slet".

(Det er ikke muligt for respondenten at tilbagekalde samtykke ved anonyme undersøgelser i persondataforordningens forstand).

Du skal huske at trække jeres rapporter (data) fra jeres undersøgelser i Xact og journalisere dem i jeres fagsystem – f.eks. eDoc el. lignende. Dine data er ikke dokumenteret før, og de vil gå tabt, når kommunens skifter leverandør af survey-program. Du skal arkivere følgende:

1. Dine rapporter fra ”Analysefanen”
2. Undersøgelsens logfil (også kaldet ’Historik’) – nederst til højre i din undersøgelse
3. ID-nummeret på din undersøgelse – øverst til højre i din undersøgelse

Du skal huske at slette din undersøgelse i Xact, når du har overført dine data. Dette skriver du i oplysningspligten (standardteksten), så dette skal du overholde. Når du har slettet din undersøgelse i Xact, sletter Rambøll den uigenkaldeligt efter max. tre måneder.

TIP! Jo hurtigere du får journaliseret din undersøgelse i dit fagsystem, desto mindre administrativt arbejde, hvis der er tilbagekald af samtykke eller ønske om rettelse/sletning fra respondenten.

Du må som bruger af Xact ikke misbruge systemet til at franarre dine respondenter oplysninger. Ved mistanke om misbrug, er Xact – ligesom alle andre systemer, som håndterer personoplysninger i Middelfart Kommune - udstyret med detaljeret logfil over brugerens adfærd.