Sådan anmelder du et sikkerhedsbrud
1. Kortlæg straks følgende oplysninger:
- Dato og tidspunkt for bruddet
- Hvad skete der i forbindelse med bruddet?
- Hvad er årsagen til bruddet?
- Hvilke (typer) personoplysninger er omfattet af bruddet?
2. Tag kontakt til Databeskyttelsesrådgiveren
Udfyld formularen, skriv til Databeskyttelsesrådgiveren på: DPO@middelfart.dk eller ring på 8888 5011.
3. Databeskyttelsesrådgiveren kontakter dig ifm. med din anmeldelse
Databeskyttelsesrådgiveren vil på baggrund af oplysninger om dato/tidspunkt, hændelsesforløb, årsag og typer af oplysninger (fra punkt 1), samt supplerende oplysninger vurdere, om der er "høj risiko" for borgerens rettigheder og frihedsrettigheder ifm. bruddet.
4. Underretning af borgeren/den registrerede - hvis relevant
Hvis databeskyttelsesrådgiveren vurderer, at der er tale om "høj risiko" for borgerens rettigheder og frihedsrettigheder ifm. bruddet, så skal borgeren/den registrerede underrettes uden unødig forsinkelse. Dette skal gøre borgeren i stand til at træffe de nødvendige forholdsregler for at minimere den risiko, som sikkerhedsbruddet kan medføre for borgeren.
Sådan laver du en underretning af borgeren/den registrerede
Underretningen skal beskrive bruddet i et klart og forståeligt sprog og skal mindst indeholde følgende oplysninger:
1) Navn og kontaktoplysninger på kontaktperson, hvor yderligere oplysninger om bruddet kan indhentes.
2) En beskrivelse af de sandsynlige konsekvenser af bruddet, evt. relevante anbefalinger for at mindske mulige skadevirkninger ved bruddet.
3) En beskrivelse af de foranstaltninger, som kommunen som dataansvarlig har truffet eller vil træffe for at håndtere bruddet, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse bruddets mulige skadevirkninger.
De konkrete omstændighederne ved bruddet vil have en betydning for, hvilke oplysninger der er mest hensigtsmæssige at give til borgeren. Det er vigtigt, at oplysningerne er så detaljerede, at borgeren kan minimere den risiko, som sikkerhedsbruddet kan medføre.
Der er ingen formkrav til underretningen, men den skal ske direkte til borgeren og på skriftligt grundlag, f.eks. via Digital Post, brev eller lignende. Hvis underretning sker mundtligt, skal der straks laves notat om underretningen
5. Dokumentation for underretning
Underretningen skal dokumenteres i et fagsystem (f.eks. eDoc), da vi som dataansvarlige være i stand til at påvise og dokumentere, at underretningen er foretaget.
6. Dokumentation for underretning sendes til databeskyttelsesrådgiveren
Hvis der er tale om underretning af 10 registrerede eller under, så skal selve underretningen sendes til databeskyttelsesrådgiveren. Hvis der er tale om underretning af over 10 personer, så er det tilstrækkeligt at sende dokumentation for at underretningen er foretaget til databeskyttelsesrådgiveren i form af 1) antal registrerede og 2) indhold af underretningen.