Samarbejds- og fortrolighedsaftale
Formalisering af samarbejde ifm. adgang IT-systemer for eksterne leverandører.
Hvornår skal der indgås en samarbejds- og Fortrolighedsaftale med leverandør?
Før Middelfart Kommune kan tildele adgang for vores IT-systemer for eksterne leverandører, er det nødvendigt at samarbejdet med leverandøren formaliseres. Formaliseringen af samarbejdet skal sikre, at leverandøren er forpligtet til holde et acceptabelt IT-sikkerhedsniveau, og at deres medarbejdere har de fornødne kompetencer til at behandle Middelfart Kommunes data.
Hvordan beskrives opgaven?
Formålet med behandlingen skal beskrives så snævert som muligt. Det vil sige, at ydelsen, som leverandøren er bestilt til, skal beskrives præcist, uden mulighed for at leverandøren kan foretage andre ikke tiltænke handlinger.
En beskrivelse kan f.eks. være: ”Levering af pleje og omsorgsydelser for Middelfart Kommune. Som følge af opgaven skal leverandøren tilgå Middelfart Kommunes EOJ-system for at dokumentere ændringer i relevante borgers tilstand, samt udleverer og kvittere for medicin.”
Hvem skal underskrive en samarbejds- og fortrolighedsaftale?
Aftalen skal underskrives af en tegningsberettiget hos leverandøren, samt den kontraktansvarlige chef.
Hvad skal der ske med den underskrevne aftale?
Den underskrevne aftale skal sendes til IT-afdelingen sammen med tilgangsblanketter for eksterne brugere.
Aftalen skal derefter journaliseres på en eDoc-sag. Sagen skal opfylde følgende kriterier:
- Sagstype: Administrativ
- Adgangsgruppe: Middelfart (Public)
- Titel: Leverandør – IT-sikkerhed – ”Leverandørnavn”
- KLE: 85.15.02 G01
- Resume: Ansvarlig chef og medarbejder
Skabelon: Samarbejds- og fortrolighedsaftale
Hjælp til udfyldelse af aftale
Er du i tvivl om, hvordan aftalen skal udfyldes, er du velkommen til at skrive til dpo@middelfart.dk