MyGDPR (GDPR-kontrolsystem)

Online-skanningen bremser afsendelsen af ”usikre mails” med CPR-numre og sender en returmail til afsender, som får besked om at forholde sig de observationer skanneren har gjort.

Afsender kan bl.a. vælge at:

• Forcere returmailen afsendt ved først at åbne denne i fuld visning og her trykke på knappen ”Send igen” – hvis det vurderes, at det ikke er et CPR-nummer men kun et CPR-lignende nummer (falsk positiv).
• Sende den originale mail igen via ”Send sikkert”.
• Tilpasse den originale mail og sende den igen uden CPR-numre.

I den natlige skanning opdaterer MyGDPR den tilhørende portal, og her kan den enkelte bruger til enhver tid kan få et detaljeret overblik over egne CPR-observationer og rydde op i disse.
Én gang ugentligt afsluttes den natlige skanning med udsendelse af e-mail-notifikation til alle brugere med observationer – og med link til MyGDPR-portalen, hvor man tilgår observationerne.

Her kan du åbne menupunktet ”MyGDPR” og vælge den datakilde du ønsker at få vist observationer for.

• Valgmulighederne er ”mailboks resultater”, ”fildrevs resultater” eller ”fælles postkasser.”
• MyGDPR index status giver et overblik over mails og filer, som skanneren ikke har kunnet indeksere og skanne (ikke særlig relevant).

Du kan også åbne menupunktet ”Brugervejledninger” og få vist en dansk brugervejledning (PDF) for de enkelte datakilder under menupunktet ”MyGDPR”.

Oversigten med dine personlige observationer i MyGDPR-portalen kan for e-mail observationer se ud som beskrevet i de 2 eksempler nedenfor.

Eksempel 1

Baggrundsfarven på observationen er hvid – det betyder, at observationen endnu ikke har nået 30-dages grænsen, altså grænsen for hvor længe den må opbevares i den pågældende datakilde (Outlook eller fildrev).

Eksempel 2

Baggrundsfarven på observationerne er lyserød – det betyder, at observationerne nu er nået 30-dages grænsen for ”tilladt” opbevaring i den pågældende datakilde (Outlook eller fildrev).

Viste observationer

I oversigten vil du f.eks. kunne se, hvor mange e-mails med CPR-numre, der er fundet - ligesom kolonnen ”Cpr NR.” angiver hvor mange CPR-numre, der er fundet i den enkelte mail.

Du kan udføre følgende med de viste observationer:

• Knappen ”Åbn” med overskriften ”Åbn mail” – vil åbne den pågældende mail i kommunens Webmail. Du kan blive mødt af krav om login, og i så fald skal du i feltet ”Domæne\brugernavn” angive samme navn, som du bruger når du logger på din computer (f.eks. for brugernavnet cftb – skal indtastningen se således ud ”MFKADM\cftb”). Adgangskoden er den samme som du bruger til at logge på din computer.
• Knappen ”Vis CPR” med overskriften ”Vis” – danner online en kopi af mailen med gul markering af de fundne CPR-numre. Teksten på knappen skifter fra ”Vis CPR” til ”Åbn” når markeringen er udført, og du skal så trykke på knappen igen.
• Knappen ”Falsk positiv” med samme overskrift – kan bruges hvis observationen IKKE indeholder CPR-numre, men kun CPR-lignende numre - så forsvinder observationen fra resultatlisten og vil ikke dukke op igen.
• Knappen med timeglas i forlængelse af knappen ”Falsk positiv” er en såkaldt ”Snooze-funktion” hvor man ved tryk på timeglasset får mulighed for at udsætte stillingtagen til observationen i 7, 14 eller 21 dage.
• Knappen ”Slet” med overskriften ”Slet mail” sletter den fysiske e-mail fra Outlook og sletter registreringen fra resultatlisten. Så hvis du ved, at e-mailen allerede er journaliseret og/eller ikke skal gemmes, kan du bruge denne knap.
• Massemarkering af de viste observationer kan udføres ved at sætte flueben i firkanten til venstre for ”Emne” i det grå felt foroven. Herefter kan man i bunden af billedet trykke på enten ”Falsk positiv” eller ”Slet” for en massehåndtering.

Bemærk – knappen ”Vis CPR” med overskriften ”Vis” – er kun aktiv på observationer med maksimalt 100 CPR-numre. På observationer med 100+ CPR-numre vil knappen have teksten ”ikke tilgængelig” og vil være svært læselig og inaktiv.

Bemærk - når du vælger en af funktionerne ”Falsk positiv”, ”Snooze” (timeglasset) eller ”Slet” i resultatlisten vises et advarselsvindue øverst på portalsiden. Her skal du trykke på OK for at acceptere den valgte handling, eller "Annuller", hvis du fortryder.

Følgende link leder dig direkte ind til dine observationer:

MyGDPR-portalen

Linket kan til enhver tid tilgås direkte fra en browser, hvor du også med fordel kan oprette en hurtig genvej i dine favoritter.

Send dit spørgsmål til fællespostkassen digitalisering@middelfart.dk.

Så bliver du kontaktet af en konsulent i team Digitalisering og informationssikkerhed.