Kodeks for god sagsbehandling

Kodeks for god sagsbehandling er en guide til god sagsbehandlerskik for medarbejderne i Middelfart Kommune.

Formålet med esdh-principper / kodeks er at guide medarbejdere i Middelfart Kommune til at opfylde god sagsbehandlerskik. Ved at følge principperne følger vi god forvaltningsskik, forvaltnings- og offentlighedslovens intentioner. Reglerne i forvaltningsloven vedr. dokumentation, notatpligt og journalisering opfyldes dermed.

Ved at følge esdh-principperne opnås for Middelfart Kommune en mere retvis forvaltning. Sager, notater, breve og afgørelser dokumenteres i esdh-systemet. Ved at følge principperne får vi som kommunal organisation et bedre overblik over den kommunale sagsbehandling.

Kodeks for god sagsbehandling er med til at skabe åbenhed og transparens i den kommunale forvaltning.

Gevinsterne ved at følge principperne kommer også på sigt. Vi sagsbehandler ikke for os selv, men som offentlig myndighed. Gevinsterne kommer ofte mangfoldigt tilbage, når der f.eks. bliver bedt om aktindsigt, anmodning om egen acces (hvor borgeren er sagspart) eller i forbindelse med afleveringsversioner til arkiv.


Godkendt af direktions- og chefgruppen

25. april 2024

  • Ledelsen tager ansvar for forvaltningens /afdelingens / institutionens brug af esdh.
  • Ledelsen går foran med et positivt digitalt eksempel.
  • Ledelsen italesætter temaet ”god sagsbehandling” inden for eget område.
  • Kodeks for sagsbehandling indgår i Lederintro.
  • God sagsbehandling og sagsfremstilling er fundamentet for beslutninger i de politiske udvalg.
  • De fleste gevinster fås, når man arbejder inde i / fra esdh systemet.
  • Al ind- og udgående kommunikation af betydning for sagen skal umiddelbart journaliseres i ESDH-systemet.
  • Vi sikrer dokumentation af sagen. Alt af betydning for sagen journaliseres (dokumentation som notater fra møder, notater af modtagne oplysninger via telefon, sms samt anden kommunikation).
  • Husk notatpligten. Det sikrer orden og effektivitet.
  • Vi tilknytter borgere (cpr) og virksomheder (CVR) på sagen gennem eksternt register.
  • Vi sender som udgangspunkt breve som digital- / sikkerpost.
  • Intern korrespondance med masseforsendelser sker via Outlooks distributionslister.
  • Vi følger enkeltsagsprincippet. En afgørelse – en sag.
  • Sager oprettes ud fra KLE-numre.
  • Sagens dokumentation er væsentlig ud fra aktindsigts-, kontrol-, kollega- og ordenshensyn.
  • Vi journalfører / gør dokumenter endelige, straks de er færdige.
  • Sager lukkes når den er færdigbehandlet.
  • Vi vælger sigende titler til sager og dokumenter.
  • Sagsbehandling tager tid.
  • Vi gør det alle så godt vi kan – og vi lærer af hinanden.
  • Superbrugerne står klar til at hjælpe