Databehandleraftale

Hvis din leverandør eller leverandørens samarbejdspartnere behandler personoplysninger som f.eks. navn, adresse, CPR-nr m.fl., så skal du indgå en databehandleraftale. Find Middelfart Kommunes skabelon til indgåelse af databehandleraftale, samt hjælp ifm. skifte eller tilføjelse af ny underdatabehandler i din databehandleraftale.

For at sikre at det rette indhold kommer til at indgå i en databehandleraftale, skal du benytte nedenstående skabelon, når der skal laves databehandleraftaler med leverandører.

Skabelon til Databehandleraftale

Leverandøren har egen skabelon til en databehandleraftale

Hvis leverandøren har et udkast til sin egen databehandleraftale, så skal denne godkendes ved Digitalisering og Informationssikkerhed, inden du kan indgå kontrakten. Du skal derfor sende udkastet til databehandleraftalen til digitalisering@middelfart.dk.

En databehandleraftale er en skriftlig aftale mellem Middelfart Kommune (dataansvarlig) og en leverandør (databehandler), der opbevarer og behandler personoplysninger for kommunen.

Databehandleraftalen er et bilag til kontrakten, som regulerer hvad leverandøren må - og ikke må – bruge de personoplysningerne til.

Databehandleraftaler er med til at sikre, at leverandørerne behandler borgernes personoplysninger forsvarligt, og at de kun benytter oplysningerne, som er aftalt mellem parterne.

En databehandleraftale er nødvendig, når Middelfart Kommune, som dataansvarlig, videresender personoplysninger til en leverandør, som skal behandle disse data. Dette gælder også, hvis data skal opbevares (hostes) hos en leverandør.

Din databehandleraftale skal godkendes af Digitalisering og Informationssikkerhed, inden aftalen kan underskrives.

Du skal derfor sende din udfyldte databehandleraftale til digitalisering@middelfart.dk 

Databehandleraftalen er oftest et bilag til en kontrakt, og du må ikke indgå kontrakten, inden du har fået godkendt din databehandleraftale.

Hvad er en underdatabehandler?

En underdatabehandler er din databehandlers samarbejdspartner eller leverandør.

  1. Dataansvarlig: Middelfart Kommune
  2. Databehandler: Virksomhed/leverandør
  3. Underdatabehandler: Virksomhedens leverandør eller samarbejdspartner

En underdatabehandler er ofte i form af datacentre til at opbevare (kaldet ”hosting”) af data.

En underdatabehandler kan dog også være en samarbejdspartner, som hjælper din databehandler (leverandør). Det kan f.eks. være i form af undervisning i databehandlerens (leverandørens) It-system eller kundeservice.

Den nye underdatabehandler skal godkendes

Hvis din leverandør gerne vil skifte/tilføje en ny underdatabehandler, så skal du sende oplysningerne om skiftet/tilføjelsen til Digitalisering og Informationssikkerhed på digitalisering@middelfart.dk 

Digitalisering og Informationssikkerhed hjælper dig med at undersøge, om du kan godkende den nye underdatabehandler.

Databehandleren bestemmer selv, hvornår der skal skiftes eller tilføjes ny underdatabehandler. Skiftet/tilføjelsen skal dog varsles inden skiftet/tilføjelsen foretages, så vi som dataansvarlige har tid til at gøre evt. indsigelser overfor brug af den nye underdatabehandler. Varslet for godkendelse af underdatabehandler fremgår af pkt. 7.2 og 7.3 i din databehandleraftale.

Hvad skal jeg gøre med selve godkendelse af den/de nye underdatabehandler(e)?

Når du har godkendt skiftet og/eller tilføjelsen af den nye underdatabehandler, så skal du dokumentere godkendelsen ved at journalisere godkendelsen på den sag i kommunens ESDH-system, hvor du har dokumenteret din databehandleraftale.

Når du har indgået din databehandleraftale, så skal du journalisere den på en sag i kommunens ESDH-system.

Dette gør du ved at oprette en administrativ sag med KLE.nr. 85.10.09.P27 til dine dokumenter, og relatere sagen til systemets IT-sikkerhedssag.

Har du spørgsmål eller brug for yderligere information eller sparring, er du altid velkommen til at kontakte nedenstående:

Digitalisering- og Informationssikkerhed på digitalisering@middelfart.dk