Projektguiden

Projekter er mangfoldige og opstår i mange sammenhænge. Projektguiden hjælper dig som projektleder fra businesscase til implementering af din løsning/idé.

Hvad kendetegner et projekt?

  • Er et defineret udviklingsforløb med en start – og slutdato
  • Udviklingsforløb ligger udover den ”almindelige drift”
  • Kræver projektaftale om organisering, formål, mål, afrapportering

Guide til de fire faser

Projektguiden her favner bredt lige fra det lille velafgrænsede og overskuelige projekt til det meget langvarige strategiske projekt. Brugen af værktøjskassen varierer i forhold til omfanget af projektet.

Uanset ”størrelse” altid vigtigt at stille spørgsmål om:

  • Hvorfor projekt?
  • Hvad er nytteværdien?
  • Hvem skal involveres?
  • Hvordan er organiseringen?

Tænk innovativt

Der er tale om innovation, når vi har evnen til at få idéer ved at tænke nyt og kreativt og efterfølgende mod nok til at føre idéerne ud i praksis, så de kan skabe værdi – først her er der tale om innovation. Se pixihåndbog i innovation under værktøjer.

 

Baggrund

Uanset hvor og hvem som får ideen til et projekt ”tvinger” udarbejdelsen af business casen os til at blive konkrete og til at vurdere - ”kan det betale sig?”

Business casen skal belyse:

1. Baggrund og formål
2. Mål
3. Nytteværdi
4. Eksisterende viden, snitflader til andre projekter/tiltag på området (f.eks. andre kommuner)
5. Økonomi
6. Overordnet tidsplan
7. Bemanding af eventuelt styregruppe og projektgruppe
8. Rapporteringsform
9. Evaluering 

Hvem skal udfærdige businesscasen?

Til styring af projekter udpeger ledelsen en projektleder og den første opgave er bl.a. at vurdere hvem der skal inddrages i den første fase og analyse? Giver det mening, at Direktionen inddrages eller er det lederen eller projektgruppen?

Uanset valg skal du være opmærksom på, at få skabt ejerskab hos projektgruppen. Business casen skal som minimum altid gennemgås og eventuelt tilrettes/udvides i forhold drøftelserne med projektgruppen.

Vigtigt at bruge tid og kræfter på analysedelen.

 

Godkendes?

Du skal overveje om projektet kan sættes i gang uden godkendelse, eller business casen f.eks. skal omkring styregruppe / Direktionen /politikkerne.
Første fase er slut, når du har
• Udarbejdet business case
• Fået grøn lys om projektet kan gennemføres som foreslået
• Taget kontakt til de ledere, der skal levere medarbejdere og andre ressourcer til projektet

 

Værktøjer

Værktøjer til Fase 1 - Business case m.fl.

I fase 2 skal du etablere et grundlag for styring af projektet. Du skal sørge for at din projekt – og styregruppe, samt interessenter har en fælles forståelse for ”hvorfor skal vi bruge tid på projektet?”

Du skal have fokus på

  • Mål, milepæle og aktiviteter i processen
  • Tidsrammen
  • Ansvars – og rollefordelingen
  • Afstemme forventninger til gruppens interne samarbejde
  • Kompetencerne (er de rette tilstede?)

Business casen skal revideres i forhold til ovenstående dialog og de nedenstående analyser.

 

Anden fase er afsluttet, når du har forholdt dig til

  • Projektorganiseringen
  • Interessentanalyse
  • Milepælsplan
  • Risikoanalyse
  • Kommunikationsplan
  • Projektbeskrivelse
  • Lavet den endelig business case og forventningsafstemt rollefordeling mellem projektgruppe, projektejer, styregruppe og andre interessenter

 

Værktøjer

Værktøjer til Fase 2 - Interessentanalyse, kommunikationsplan m.fl.

Gruppen er nu klar til for alvor at smøge ærmerne op og gå ombord i projektet.

I fasen her skal du hele tiden være opmærksom på at følge op på projektets status, og holde fremdrift, så de aftalte mål opnås. I gennemførelsesfasen er kommunikation og dialog et meget vigtigt element for at sikre, at projektet ”når i havn”.

Du skal have fokus på følgende ved statusevalueringen for eventuelt at kunne lave justeringer i projektforløbet:

  • Kan målene fortsat realiseres?
  • Holder tidsplanen/milepælsplanen?
  • Holder de økonomiske forudsætninger?
  • Giver politiske ændringer anledning til justeringer?
  • Giver ændringer i den øvrige del af samfundet anledning til justeringer af projektet?
  • Er de involverede projektdeltagere fortsat engagerede?
  • Er styregruppen fortsat engageret i projektet?
  • Hvordan håndteres interessenterne?
  • Gennemføres kommunikationsplanen?
  • Hvilken feedback er der til projektgruppen?

 

Fase 3 er afsluttet når

Projektets formål og mål er nået.

 

Værktøjer

Værktøjer til Fase 3 - Økonomiopfølgning m.fl.

Den sidste vigtige fase er afslutning og evaluering – en fase som ofte ikke får den fornødne opmærksomhed!

 

Hvorfor bruge tid på afslutning?

Projektet er f.eks. sendt til godkendelse hos Direktionen og gruppen har gjort sit og det var så det. Nej - for ofte går projektet fra projekt til drift og de sidste aftaler om, hvem gør hvad hvornår skal skærpes. Hold derfor altid et afsluttende møde efter behandling/godkendelse i f.eks. Direktionen og få de sidste aftaler på plads og tage ordentlig ”afsked” i gruppen.
Gruppen skal også sikre, at relevante interessenter bliver orienteret jævnfør kommunikationsplanen.

 

Hvorfor bruge tid på evaluering?

Et projekt strækker sig ofte over længere tid og ”verden” omkring os forandrer sig konstant. Vi har selvfølgelig justeret projektet undervejs og afstemt i forhold til forandringen. Men hvad efter et ½ år – giver ændringerne stadigvæk mening og hvad lærte vi af processen?
Projektgruppen skal altid overveje tidspunktet for evaluering, som varierer i forhold til projektets art. Sommetider giver det mening at evaluere lige efter afslutning og andre gange ½ år senere.

 

Fjerde fase er afsluttet, når

  • Gruppen har holdt afsluttende møde efter godkendelsen
  • Projektet er forankret og gået til driftsfasen
  • Projektet resultater er formidlet til relevante interessenter
  • Evalueringen er foretaget
  • Gruppen har handlet på evalueringen

 

Værktøjer

Værktøjer til Fase 4 - Evaluering