Indkøb

Middelfart Kommune har en politisk vedtaget indkøbspolitik. Indkøbspolitikkens overordnede formål er at skabe rammerne for, at Middelfart Kommune kan købe varer og tjenesteydelser på økonomisk fordelagtige vilkår.

Samordning og koordinering af Middelfart Kommunes indkøb skal sikre, at Middelfart Kommune fremstår som én kunde overfor leverandørerne for herigennem at opnå forretningsmæssige og administrative fordele.
Middelfart Kommunes indkøb skal afspejle ressource- og miljøbevidsthed.

Alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker iht. gældende lovgivning, herunder EU’s indkøbsdirektiver.

Se Indkøbspolitik 2022-2026 (PDF)

Alle indkøb, som du foretager på vegne af Middelfart Kommune, er omfattet af Indkøbspolitikken.

E-handel

Det betyder, at alle varer og tjenesteydelser, som det er muligt at bestille gennem kommunens E-handelssystem, skal bestilles herigennem.

E-handelssystemet indeholder to dele:

• Leverandørdatabasen (oplysninger om samtlige leverandører og aftalevilkår)
• Varekataloget (alle aftalebelagte varer kan her bestilles elektronisk)

E-handelskataloget udbygges løbende. Målet er, at kataloget skal indeholde op mod 80% af de varer og tjenesteydelser, der regelmæssigt indkøbes i Middelfart Kommune.

Andre indkøb

For de varer og tjenesteydelser, der ikke er omfattet af e-handelssystemet gælder:

Pædagogiske indkøb
Såfremt et indkøb foregår med et pædagogisk mål, f.eks. når pædagoger og børn henter mælk hos den lokale købmand, er købet som udgangspunkt ikke omfattet af nedenstående. Det er vigtigt at pædagogiske indkøb udgør en uvæsentlig del af institutionens samlede budget.

Små indkøb
Skal du indkøbe noget, der ikke er omfattet af en indkøbsaftale, og som har en samlet værdi på under kr. 10.000, skal du undersøge markedet ved at spørge 2-4 mulige leverandører. Den decentrale indkøber afgør på baggrund af oplysningerne, hvor varen skal indkøbes.

Store indkøb
Skal du indkøbe noget, der ikke er omfattet af en indkøbsaftale, og som har en samlet værdi på under kr. 500.000, skal der laves et skriftligt materiale, som beskriver det, der skal indkøbes inkl. forslag til en kontrakt. Materialet sendes til 2-4 leverandører. Indkøbskontoret skal inddrages i udarbejdelsen af materialet og er behjælpelig med valg af leverandør.

Større indkøb
Ved indkøb med et volumen over kr. 500.000, skal du kontakte Indkøbskontoret og i fællesskab med dette tilrettelægges indkøbet.

Sådan køber du et IT-system, Apps og Internet of Things (IoT)

Hvis du vil købe et nyt it-system, Apps eller Internet of Things (IoT), skal du sikre, at kommunens IT- og Informationssikkerhedsregler, samt indkøbspolitik efterleves. For at hjælpe dig med dette, skal du følge nedenstående vejledning:

• Start med at udfylde en business case

  Business casen hjælper dig med at komme hele vejen rundt om dit indkøb. Der er en del krav og spørgsmål forbundet med indkøb af et nyt It-system, som business casen hjælper dig med at huske på og tage stilling til.
  

  Hent business case skabelon (åbner eDoc)

• Send business case og relevante dokumenter

  Send den udfyldte business case, kontrakt, databehandleraftale og evt. andre relevante dokumenter til Digitalisering og Informationssikkerhed
  
  Digitalisering og Informationssikkerhed gennemgår business case, kontrakt og databehandleraftale m.v. i samarbejde med It-afdelingen, Indkøbsafdelingen, juridisk afdeling m.fl.. En konsulent fra
  Digitalisering og Informationssikkerhed vil kontakte dig, hvis business casen m.v. giver anledning til spørgsmål.
  

  Send business case og relevante dokumenter

• Oprettelse af It-sikkerhedssag og registrering i KITOS

  Ved godkendt business case oprettes en It-sikkerhedssag i kommunens ESDH-system, eDoc, vedrørende systemet.
  
  It-sikkerhedssagen tildeles systemadministratoren af systemet. Systemadministratoren adviseres om den godkendte business case og tilhørende IT-sikkerhedssag.
  
  Systemet registreres også i kommunens systemliste, KITOS.
  
  

• Uddannelse af systemadministrator

  Rollen som systemadministrator består i at varetage det daglige sikkerhedsansvar i samarbejde med den systemansvarlig. Dette indebærer bl.a. sagsbehandling i kommunens ESDH-system - herunder udarbejdelse og arkivering af halvårlige brugerkontroller, tilsyn med databehandler, risikovurderinger, instruks m.v.
  
  Systemadministrator vil derfor blive indkaldt til oplæring af Digitalisering og Informationssikkerhed.
  
  

• Risikovurdering og evt. konsekvensanalyse

  Inden systemet kan tages i brug, skal systemet risikovurderes, og en evt. konsekvensanalyse skal udarbejdes.
  
  Systemadministrator og systemansvarlige vil derfor blive indkaldt til risikovurdering af Digitalisering og Informationssikkerhed.

• Indkøb og implementering

  Implementering og projektledelse varetages af den indkøbende afdeling. Digitaliseringsteamet står til rådighed med evt. hjælp og sparring.

Finansiering

Vil du finansiere et indkøb via leasing, skal du kontakte Indkøbskontoret, inden du indgår aftaler omkring leasing. Se Kasse- og regnskabsregulativets retningslinier for leasing på Intranettet. Uanset indkøbets størrelse og art, står Indkøbskontoret altid til rådighed med hjælp og vejledning.

Du kan se arbejdsmiljøpolitik for bygge- og anlægsopgaver på hjemmesiden.

Der er rigtig mange ting, som du skal huske, når du laver udbud, licitationer og tilbudsindhentninger. Vi har samlet en række dokumenter, der hjælper dig på vej - men husk at der er altid noget, som skal lægges til eller trækkes fra.

Er du i tvivl - så kontakt Indkøb.

Vejledning i brug af Sociale klausuler

Bilag 1: Tro- og loveerklæring om social ansvarlighed

Bilag 2: Kontraktbestemmelse om sociale klausuler

Bilag 3: Arbejdsklausuler (PDF)

Tro- og love erklæring om forfalden ubetalt gæld til det offentlige (PDF)

Middelfart Kommune er en grøn vækst kommune.

Vi er forpligtet til at bidrage til at leve op til Parisaftalens mål om en 70% CO2-reduktion i 2030 og CO2-neutralitet i 2050. For at nå dette mål, ønsker vi et stort fokus på klima og bæredygtighed i vores indkøbsaftaler.

Når man køber ind i Middelfart Kommune, har vi et ansvar for at bestræbe os på at handle så bæredygtigt som muligt. Vi arbejder derfor på
• at få flere klimarigtige og bæredygtige produkter og ydelser i sortiment
• at få hjælp fra vores leverandører til tilbyde og udvælge de bæredygtige muligheder på aftalerne

Middelfart Kommune er medlem af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI). Gennem POGI forpligter vi os til at deltage i udarbejdelse af, og leve op til, høje bæredygtigheds- og klima krav, inden for specifikke områder.

Læs mere om POGI på denansvarligeindkober.dk 

Når I har brug for en håndværker, skal I anvende aftalen på Håndværkerydelser.

Aftalen på Håndværkerydelser er lavet som et udbud med parallelle rammeaftaler, fordelt på 8 fagområder, og er gældende fra 01.05.2023 til 30.04.2027.

Aftalen omfatter ikke:

• CTS- og energistyringsanlæg
• Serviceaftaler på tekniske anlæg, alarm, ventilation, elevatorservice, dørautomatik (ikke udtømmende)
• Akut opståede skader
• Forsikringsskader over kr. 50.000 ekskl. moms
• Etablering af ny sokkel
• Totalentreprise/Hovedentreprise
• ESCO-projekter

Vejledninger til Comdia

Direkte tildeling (PDF)

Direkte tildeling med prisoverslag (PDF)

Miniudbud (PDF)

Udbudsmateriale og kontrakt

Udbudsmateriale og kontrakter kan findes i kommunens indkøbssystem (Acentio) under de pågældende leverandører.

Kontakt

Har du spørgsmål til Håndværkerydelserne eller Comdia, kontakt Indkøbsafdelingen på Indkob@middelfart.dk 

Skal du handle, så start ALTID dit indkøb i vores indkøbssystem Acentio. 

Acentio indeholder en samlet oversigt over alle vores indkøbsaftaler samt flere tusindvis af varer som vi er forpligtet til at indkøbe indenfor de givne aftaler. Det er vigtigt at kende til kommunens indkøbsaftaler – en lang række af aftalerne er obligatoriske og SKAL således benyttes.

E-handelskataloget er vores katalog, hvor leverandørerne indlæser deres varer – der kan kun komme de varer ind som indkøbsafdelingen har godkendt – derfor ved du at pris og kvalitet er rigtig, når du bestiller dine varer i Acentio.

Du skal være oprettet som bruger for at få afgang til Acentio. For at blive oprettet som bruger i Acentio, skal de sende en mail til Opus_adgange@middelfart.dk. I mailen skal du skrive at du ønsker rettighed til Acentio, hvortil du skal handle, samt huske at sætte din leder CC i mailen.

Ligeledes - hvis du skal have ændret dine rettigheder i Acentio, skal du sende en mail med din leder i CC samt ændringerne til Opus_adgange@middelfart.dk.

Undervisning i Acentio

Vi tilbyder undervisning i Acentio. Kontakt Mikkel på tlf. 8888 5039 eller Tobias på tlf. 8888 5045 for yderligere information.

Sidst - men ikke mindst - er du altid velkommen til at kontakte os ved spørgsmål eller behov for hjælp.

ALLE indkøbsaftaler findes i kommunens indkøbssystem Acentio.

Find her guides og vejledning til køb af diverse indkøb. Er du i tvivl, kontakt da endelig os i indkøb.

Butikshandel

Rekvisition skal udfyldes, underskrives og medtages ved indkøb i fysiske butikker, som dokumentation for at medarbejderen har ret til at handle for Middelfart Kommune.

Rekvisition til butikshandel (Excel)

Togbilletter, hoteller og fly

Køb af togbilletter:
Togbilletter skal købes hos DSB erhverv på https://www.dsb.dk/dsb-erhverv/ 
Det kræver login. Hvis du ikke har et log in, tag fat i den ansvarlige i din egen afdeling, eller kontakt kørselskontoret.

Er der spørgsmål til indkøb af togbilletter, flybilletter eller hotelovernatning så kontakt Kørselskontoret på transport@middelfart.dk eller tlf. 8888 5101 .

Frivillige aftaler

Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har sikret flere frivillige indkøbsaftaler, som vi som kommune kan benytte os af, for ikke selv at skulle gå i udbud. Ved at anvende SKIs aftaler, har vi sikret at vores udbudspligt er afløftet. Der er et udvalg af forskellige aftaler herunder bl.a.: IT aftaler (IT systemer), fly og hotelophold, og managementydelser.

Aftalerne kan ses nedenfor.

Alle aftaler findes yderligere beskrevet på SKIs hjemmeside, www.ski.dk.
Har I brug for at se priser på området er I velkommen til at kontakte indkøb.

Dette er ment som en oversigt over alle de frivillige SKI aftaler, som Middelfart Kommune frit kan gøre brug
af. Det er i kommunens interesse at indkøb, så vidt muligt købes på aftaler, derfor opfordrer Indkøbsafdelingen til at indkøb, der kan placeres under de frivillige SKI aftaler, placeres netop der.

SKI – It og tele
– Snak altid med IT først!

02.01 Citrix
Med rammeaftalen kan du købe Citrix Software, Citrix Appliances samt vedligeholdelse.

02.02 Computere
På aftalen kan du købe kvalitetscomputere fra en lang række producenter herunder stationære computere,
bærbare computere, all-in-one computere, håndholdte computere, special computere, tynde klienter og
tilbehør. Nærmest alt det der ikke er på den forpligtende Computeraftale.

02.06 Standard software
Med rammeaftalen kan du købe standard softwareprodukter, som er kompatible med dit eksisterende
software inden for fire softwarekategorier. Dermed kan nyt standard software indgå i dit it-miljø uden
væsentlige tilpasninger, integrationer og lignende.

Tilknyttede ydelser som fx vedligehold, service, support og it-kurser indgår også som en del af de tilbudte
leverancer.

Rammeaftalen består af fire delaftaler, opdelt ud fra softwarens kompatibilitet:

• Delaftale 1: Standard software kompatibelt med IBM-software
• Delaftale 2: Standard software kompatibelt med Microsoft-software
• Delaftale 3: Standard software kompatibelt med SAP-software
• Delaftale 4: Standard software kompatibelt med SAS-software

02.08 Tele og data
Udvalget af ydelser og produkter på aftalen afspejler den teknologiske udvikling i markedet. Det er samtidig
gjort mere smidigt at tilføre nye mobiltelefoner på aftalen, når der kommer nye modeller.
Abonnementstyperne er opdateret for at tilgodese behov for både data roaming-abonnementer og rent
nationale abonnementer.
Aftalen afspejler den teknologiske udvikling i forhold til bl.a. WiFi Calling og VoLTE. Desuden er der taget
højde for lovgivningsmæssige ændringer, herunder er den nye EU-forordning om data roaming indarbejdet
i abonnementerne.

Aftalen indeholder to delaftaler:

• Delaftale 1: Fastnet og mobiltelefoni, data samt telefoner
  Levering af tele- og dataydelser gennem både fastnet og mobilnet
• Delaftale 2: Mobiltelefoni, data samt telefoner
  Levering af tele- og dataydelser udelukkende gennem mobilnet.

02.15 It-rådgivning og 02.17 It-konsulenter
Konsulentbistand på timebasis til it-rådgivning i forhold til konkrete opgaver. Du har også mulighed for at
anvende rammeaftalen til udførelse af opgaver i forlængelse af rådgivningen.

1. It-relaterede strategier
2. Forretningsbehov, business case og gevinstrealisering
3. It-udbud
4. It-sikkerhed, business continuity og it-compliance
5. It-arkitektur
6. It-governance
7. Projekt- og programledelse
8. Databehandling
9. Softwarelicenser
10. Infrastruktur og hardware
11. Test
12. Udvikling af ny funktionalitet
13. Tilpasning af eksisterende it-systemer
14. It-systemdrift

02.18 It-løsninger og – projekter
Med rammeaftale 02.18 kan alle offentlige organisationer købe komplette it-løsninger og -projekter. Det
brede sortiment tilbyder software, timebaserede ydelser til udvikling og vedligehold mv.

• Teknologiområder (konsulenter)
• Software

02.19 SaaS-Cloud – delaftale 2: Kommuner
Det betyder, at du kan anskaffe og opdatere kommunens fagsystemer via rammeaftalen, og samtidig
overholde kravene til KOMBIT's kommende støttesystemer og rammearkitektur.
Der findes 46 leverandører på delaftalen. Som man har mulighed for at skrive til for at høre om de kan
levere de konkrete løsninger, som kommunen efterspørger.

02.22 It-driftskapacitet
Aftalen gør det muligt for dig at få driftet alt fra en enkelt server, din backup og indkøb af Cloud kapacitet,
til at du kan foretage outsourcing af hele myndighedens it-drift inklusiv dit slutbruger-udstyr som PC og
tablet mm. Aftalen også rummer mulighed for, at du kan indkøbe Co-location/Housing, hvis du selv vil
varetage driften, men ikke har de fysiske rammer til formålet.

It-driftsområdet er i en rivende udvikling, og den øgede digitalisering i den offentliggie sektor stiller større
og større krav til ”time to market”, sikkerhed og skallérbarhed. Samtidig skal der tages hensyn til
økonomien. Derfor understøtter aftalen både drift af eget og leverandørejet it-udstyr samt cloudbaserede
og sammensatte løsninger heraf.

Aftalens priser på ni af de vigtigste områder reguleres hvert halve år af SKI på baggrund af
benchmarkanalyser som udarbejdes af Zangenberg og Quarterly Analytics. Dette sikrer, at aftalens priser
følger markedsudviklingen.

De ni områder er:

1. Serverdrift
2. Virtuel desktop as-a-service
3. Backup as-a-service
4. Server as-a-service
5. Virtualisering as-a-service
6. Storage as-a-service
7. Slutbruger as-a-service
8. Management af slutbrugerenheder
9. Mobile Device Management

Der kan indgås leveringsaftaler på tre år med optioner om forlængelse i 2 x 3 år.

02.40 Digitale læremidler
Aftalen dækker de didaktiske digitale læremidler, som henvender sig til grundskolen.
Aftalen er et dynamisk indkøbssystem, og omfatter kun én indkøbskategori: Didaktiserede digitale
læremidler. Systemet giver nye leverandører løbende mulighed for at kvalificere sig til at komme på aftalen.

SKI - Øvrige tjenesteydelser

15.75 Elevatormodernisering
I det dynamiske indkøbssystem kan du selv specificere de krav, du har til den moderniserings- eller
reparationsopgave, som elevatoren i din organisation skal have udført.
Det er dermed din opgavebeskrivelse (opfordringsskrivelse), som offentliggøres i systemet, der vil være
styrende for sortimentet.
Et konkret indkøb af en modernisering kan være alle priser og omkostninger i forbindelse med
moderniseringsopgaven. Det er fx, men ikke begrænset til: reservedele, materialer og komponenter;
montørtimer, kørselstimer og alle øvrige udgifter, der måtte være forbundet med gennemførelsen af
opgaven – såsom konsulenttimer til udarbejdelse af en tilstandsrapport i mv.

16.06 Hotelophold (OBS bestilles igennem Kørselskontoret)
Hotelovernatninger med mulighed for tilkøb af morgenmad.
På rammeaftalen får du adgang til 135 hoteller i Danmark fordelt i alle fem regioner.
Aftalen giver blandt andet mulighed for:

• Køb af enkelt- eller dobbeltværelse
• Tilkøb af morgenmad, hvis dette tilbydes på det valgte hotel.

Herudover giver aftalen mulighed for let og enkelt at finde hotelværelser – også hvis du har særlige behov
for faciliteter, som fx handicapvenlig, allergivenlig, dyrevenlig, motionsrum, parkering, restaurant eller
morgenmad.
En komplet lister over alle hoteller på aftalen fremsendes ved efterspørgsel.

16.08 Flyrejser (OBS bestilles igennem Kørselskontoret)
Rammeaftalen giver dig mulighed for at købe flybilletter med faste rabatsatser.
Den giver dig adgang til alle de bookingklasser, der er tilgængelig på bestillingstidspunktet. Priserne på
aftalen følger markedspriserne, hvilket er de priser, der er tilgængelige i de elektroniske bookingsystemer
(Amadeus, Sabra, Galileo etc). Flyselskabernes prisstrukturer tilbydes med ens minimumsvilkår, uanset
hvilket selskab du rejser med.
Rammeaftalen er opdelt i fire rutekategorier fordelt på ni flyselskaber med i alt 301 ruter.

• Rutekategori 1: Indenrigsruter
• Rutekategori 2: Norden
• Rutekategori 3: Europa
• Rutekategori 4: Interkontinentale ruter

17.01 Revisionsydelser
Med aftalen får alle offentlige organisationer – store og små - mulighed for at købe lovpligtig revision og
andre ydelser, som enten ligger i naturlig forlængelse af den lovpligtige revision, intern revision eller, hvor
revisoren kan tilbyde særlige kompetencer.
Typisk skal alle revisionsopgaver (under 500.000 kr.) tildeles BDO.
Kontakt: Steen Andersen, 23 21 70 00 og sna@bdo.dk

17.11 Managementsupport
På aftalen kan du købe managementsupport. Du anvender aftalen, når du ønsker at foretage et
løsningskøb, hvor det er leverandøren, der leder og gennemfører sit eget løsningsforslag. Dermed er det
også leverandøren, der er ansvarlig for projektet.
Når du skal købe på aftalen, skal du finde din leverandør ved direkte tildeling.
Rammeaftalen læner sig tæt op ad 17.13 Managementkonsulentydelser, hvor du skal anvende miniudbud,
når du skal finde din leverandør.

Rammeaftalen har fem delaftaler:

• Delaftale 1: Strategi- og organisationsudvikling
• Delaftale 2: Forretningsprocesser og effektivisering
• Delaftale 3: Analyser/evalueringer
• Delaftale 4: Systemer og styring
• Delaftale 5: Human Resources

17.13 Managementkonsulentydelser
På aftalen kan du købe managementkonsulentydelser. Du anvender aftalen, når du ønsker at foretage et
løsningskøb, hvor det er leverandøren, der leder og gennemfører sit eget løsningsforslag. Dermed er det
også leverandøren, der er ansvarlig for projektet.
Rammeaftalen består af tre delaftaler:

1. Strategi- og organisationsudvikling
2. Effektivisering og forretningsprocesser
3. Analyser/evalueringer

SKI - Øvrige varer

15.01 Laboratorieartikler
Rammeaftalen gør det muligt for forskere og laboranter at købe laboratorieartikler i mange varianter og
kvaliteter, så hovedparten af laboratoriernes behov er dækket. Aftalen kan også bruges til at købe
laboratorieartikler til fx undervisningsbrug.
Aftalen indeholder 11 delaftaler:

• Delaftale 1: Filtre og filtertilbehør
• Delaftale 2: Pipettering og pipettespidser
• Delaftale 3: Prøverør og mikrorør
• Delaftale 4: Diverse glas, plast- og porcelænsprodukter
• Delaftale 5: Celledyrkning, plader og tilbehør
• Delaftale 6: Mikrobiologi
• Delaftale 7: Vials og tilbehør
• Delaftale 8: Værnemidler og aftørring
• Delaftale 9: Opbevaring, hurtig tests, papir, poser, tape og andre forbrugsprodukter til laboratorier
• Delaftale 10: Sprøjter, kanyler og slanger med tilbehør

Den 11. aftale er handsker, dette indkøb har vi en forpligtende aftale på.

03.13 Møbler
Aftalen indeholder et bredt udvalg af gode funktionelle møbler, hvor kvalitet og ergonomi er sikret via
mindstekrav til møblerne. Alle møbler lever op til de vigtigste normer og standarder på området inden for
miljø og arbejdsmiljø.

Aftalen består af fem delaftaler:

• Delaftale 1: Ikke relevant! (forpligtet af 50.30 Kontormøbler)
• Delaftale 2: Kantine- og loungemøbler
  Primær leverandør: Holmris B8 A/S, Mette Bøving Grote, 28 77 15 97, mbg@holmrisb8.com.
  Der er en anden leverandør, hvis Holmris’ produkter ikke passer ind i kantine/møbelmiljøret, herunder form, farve og funktion.
  Ved behov for en større mængde møbler kontaktes Indkøb.
• Delaftale 3: Plejemøbler
  Primær leverandør: Nordic Life ApS, Nicolai Helth Andersen, 26 14 51 90, nha@nordiclife.dk
  Der er to yderligere leverandører, hvis Nordic Lifes produkter ikke passer ind i pleje/møbelmiljøret, herunder form, farve og funktion.
  Ved behov for en større mængde møbler kontaktes Indkøb.
• Delaftale 4: Ikke relevant!
• Delaftale 5: Undervisningsmøbler
  Primær leverandør: Lekolar Leika, Jesper Mortensen, 40 15 40 08, jesper.mortensen@lekolar.dk
  Der er to yderligere leverandører, hvis Lekolars produkter ikke passer ind i undervisnings/møbelmiljøret, herunder form, farve og funktion.
  Ved behov for en større mængde møbler kontaktes Indkøb