God møde- og mailkultur
God møde- og mailkultur styrker arbejdsmiljøet - herunder finder du en række konkrete råd
Kortere møder
Kortere møder frigiver tid mellem møder, sådan at der er plads til fysisk transport mellem mødesteder og bedre tilgængelighed for kollegaer, telefon, besvarelse af mails mv. i løbet af arbejdsdagen.
De fleste møder indkaldes i dag via Outlook. Forhåndsindstillingerne i Outlook kan ændres, sådan at standardmøder udgør 20 minutter og 45 minutter fremfor 30 minutter og 1 time. En ændring i standardindstillingerne udelukker ikke, at mødetidspunktet manuelt kan tilrettes, når der skal bookes møder og lokaler til længere arrangementer.
Faste mødetidspunkter og mødefri tidspunkter
Faste mødetidspunkter og faste 'blokke' af tid uden møder kan fremme tilgængelighed. Fremadrettet vil nedenstående mødetyper blive planlagt på de samme dage i løbet af ugen.
Mandage: Hovedudvalg, Styregruppe for arbejdsmiljøledelse, Forvaltningsmed
Tirsdage: Direktionsmøder
Onsdage: Chefgruppemøder
Torsdage: Direktions- og chefgruppemøder, BUF-MED, Rådhus-MED
Du kan overveje om faste mødetidspunkter eller faste blokke af tid uden møder også kan være relevant for dit team.
God mødeledelse
God mødeledelse fører til effektive møder, kan afkorte mødernes længde og mindske antallet af deltagere til møder. God mødeledelse starter allerede i mødeindkaldelsen, hvor du med fordel kan notere:
- Formål med mødet
- Deltagere til mødet
- Dagsordenspunkter
- Eventuelle krav til forberedelse inden mødet
Mailkultur
Du kan bruge nedenstående gode råd som inspiration til jeres mailkultur.
- Slå funktionen pop op-beskeder om nye meddelelser fra og vælg i stedet 3-4 tidsrum på dagen til at tjekke mails
- Skriv kort og klart, brug fremhævninger og punktopstillinger (gør formål med mailen klart i de første to linjer)
- Brug CC og forvent ikke svar, når kollegaer sættes på CC
- Brug "svar til alle" og "videresend" med omhu
- Send mails i dagtimerne (udskyd afsendelse)