Booking af mødelokaler

Der er flere typer af mødelokaler på Nytorv og her skal du vælge mødelokale efter hvilken type møde, du skal holde.

• Mødelokaler i Mødecenter er til møder med eksterne
• Administrative mødelokaler i afdelingerne er til møder med interne
• IT-undervisningslokaler
• Samtalerum i Mødecenteret er til møder med borgere - se instruks for brug af samtalerum
• Fleksrum – til interne uformelle møder/drøftelser i afdelingen – kan ikke bookes.

Generelt gælder det, at møder med eksterne parter fx borgere og samarbejdspartnere foregår i mødecentret på første sal i Rådhus Vest, mens interne møder holdes i de administrative mødelokaler fordelt i afdelingerne.

Bemærk, at politiske udvalg har førsteprioritet på mødelokaler. Det er typisk mødelokalerne Røjle Klint, Fænø Kalv og Hindsgavl, det drejer sig om.

Rådhusets møde med borgeren er tænkt, så foyeren i stueetagen er en fuld offentlighedszone, hvor gæster kan komme og gå som det passer dem i rådhusets åbningstid via hovedindgangen. Mødecentret på første sal er en såkaldt semi-offentlighedszone, hvor gæster med en forudgående aftale kan møde op til et møde eller en samtale med en ansat. Herudover kan byrådssalen og kantinen bookes til større arrangementer også af gæster udefra.

Udover mødelokalerne, som du finder i Outlook, så er der også flere fleksrum i hver afdeling, hvor det er muligt at trække sig tilbage, hvis der opstår et pludseligt behov for fortrolighed eller hvis man har brug for at drøfte noget i længere tid, som man ikke ønsker og forstyrre i kontorfællesskabet.

Herunder finder du en oversigt og de forskellige typer af lokaler, hvor mange der er plads til og deres beliggenhed i huset.

Mødelokaler i mødecenter

IT-lokaler ved siden af mødecenter

Administrative mødelokaler i forvaltningerne

Geografisk" oversigt over de administrative mødelokaler:

Rådhus Øst:
AML 2 - Staurby Skov - Teknisk Forvaltning - stuen
AML 3 - Ørslev Bjerge – Social og Sundhedsforvaltningen - 1. sal
AML 4 - Varbjerg Strand – BUF – 2. sal

Rådhus Vest:
AML 5 - Håre Mose - Job- og Vækstcenter - 2. sal
AML 1 - Baaring Banke – Anneks. - 2. sal (lige til højre over gangbroen, når man kommer fra øst-siden)
AML 6 - Vedelshave – Staben - 3. sal

Skal du booke et mødes kun med ansatte i Middelfart Kommune, så book i de administrative lokaler, som er placeret med et lokale i hver forvaltning. Så belaster du ikke lokalerne i Mødecenteret. Undtagelsen er fx ved flere mødedeltagere end der er plads til i de administrative mødelokaler. Vær opmærksom på, at de administrative mødelokaler på alle etager kan bookes af alle interne medarbejdere.

Når du booker lokaler, så tilstræb at finde et lokale, der passer til det antal deltagere, som du forventer deltager i dit møde. Og husk straks at frigive lokalebookinger, hvis dit møde bliver aflyst.

Er du mødeleder, har du ansvaret for at informere dine mødedeltagere om, hvor de kan tale i mobiltelefon, og hvor de holder pause eller andre aktiviteter uden for mødelokalet, samt om, at døren til mødelokalet skal holdes lukket, så I viser hensyn til de øvrige kolleger i afdelingen.

Mødelederen sikrer også, at mødelokalet er rydeligt og efterlades, som man gerne selv vil modtage det. Det er alle deltageres ansvar at hjælpe til, at det sker.

• Mødelokalerne afleveres i opryddet stand.
• Borde og stole sættes på plads, og stilles pænt. I byrådssalen sættes stolene i laveste position, og under bordet. Bordene skal sættes på plads til startopstilling – dette er gældende for alle mødelokaler.
• Borde tørres af med vådservietter – (er på rullebordene).
• Affald/madrester fjernes fra lokalet.
• Medbragt materiale fjernes (papirer, dagsordener osv.)
• Rulleborde fjernes og køres i rummet ved siden af byrådssalen.
• Udstyr pakkes sammen, og stilles pænt på reolerne.
• Døren til mødelokalet lukkes efter brug – pga. ventilationen.
• Mødeleder har ansvaret for mødelokalet afleveres ordentligt.

Lokalerne booker du, som du plejer i Outlook. Så når du laver en aftale i kalenderen, finder du de nye mødelokaler i oversigten under punktet ’Ressourcefinder’ i menuen øverst i aftalen.

Her kan du se, hvilke mødelokaler, der er ledige på hvilke tidspunkter. For at booke et lokale, hvor antallet af pladser harmonerer med antal mødedeltagere, kan man klikke på lokalet i oversigten. Når man fx klikker på AML Staurby Skov, dukker informationerne om lokalet frem til venstre. Man kan fx se at AML Staurby Skov findes i Teknik- og Miljøforvaltningen Plan1, og at det har en kapacitet på 8 personer.

Hvis man booker et lokale uden for åbningstid eller når ventilationen er slukket skal man nu vinge af inde i ordreformularen, således at ejendomscentret får besked om, at slå alarmen slå fra og ventilationen til. Du får besked på mail, når alarm og ventilation er rettet.

Åbningstider for Rådhuset:
Mandag-fredag: 04.30-22.30
Lørdag: 04.30-21.00
Søndag: 04.30-18.00

Når I booker mødelokaler/samtalerum i jeres Outlook via ’Ressourcefinder’, så skal I være opmærksomme på, at jeres aftaler fremgår af de ’møderumsskærme’, som findes på såvel møderum som samtalerum i det nye rådhus.

OBS: Samtalerum skal bookes via Planlægningsassistenten.

Det er således vigtigt, at der under ingen omstændigheder fremkommer personfølsomme eller –henførbare oplysninger i Outlook.

TIP: Påfør evt. din aftale i Outlook et sagsnr. i ’bodyen’ (tekstfeltet i Outlook aftalen), hvis andre skal kunne finde jeres sager i forvaltningens fagsystem i tilfælde af sygdom. I tilfælde af, at sagsnr. er CPR-nummeret, så kan denne løsning selvfølgelig ikke bruges.

Husk at lukke døren efter dig, når du har brugt et lokale i mødecentret.

Af sikkerhedshensyn, så er der adgangskontrol på døren til mødelokalerne for at sikre, at borgerne kun går derind ifølge med en ansat. Det er for at sikre os mod tyveri, og at borgere ikke efterlades i huset efter lukketid. Hvis det skal overholdes, så skal vi huske at lukke døren efter os.

OBS: Skillevæggene i de store mødelokaler, kan du ikke selv åbne og lukke – det skal du have fat i rådhusbetjentene til, så de ikke går i stykker.