Budgetoverholdelse: Materiale til ledere og medarbejdere

Publiceret 27-04-2023

Middelfart Kommune skal være en god arbejdsplads - også i svære situationer. Derfor har vi samlet materiale som kan være en hjælp til medarbejdere, ledere, tillidsvalgte og arbejdspladsen i de situationer, hvor der er behov for omplacering eller afskedigelser.

Middelfart Kommunes første budgetopfølgning for 2023 viser, at kommunen er grundlæggende udfordret på budgetoverholdelsen. Merforbruget er bredt funderet på udvalgs- og politikområder og det er således nødvendigt at iværksætte betydelige og effektfulde tiltag for at begrænse merforbruget i 2023 og opnå balance på den længere bane.

Nogle af disse tiltag vil indebære behov for omplaceringer og afskedigelser. Det gælder dog langt fra alle arbejdspladser. På arbejdspladser hvor der bliver behov for at reducere i antallet af ansatte vil man starte med at afsøge vakante stillinger, ønsker om frivillig afgang, muligheder for omplacering og først derefter kan der vise sig behov for afskedigelser.

Alt indhold på denne side kan desuden findes i eDoc sag 2023-006678-1.

Nedenstående proces forudsætter forlig den 2. maj.

Der indføres kollektivt ansættelsesstop med virkning fra den 13. april 2023, undtaget er tilkaldevikarer, ferieafløsere mm. Hvis det giver anledning til spørgsmål, kan personalejuridisk team kontaktes.

I hele processen er det vigtigt, at lederne sikrer, at de relevante TR’er er inddraget og velinformeret om proces og mulige konsekvenser.

Mulighed for understøttelse ved personalejura til forberedelse af forløb:

  • 25. april
  • 27. april
  • 2. maj

Mulighed for understøttelse ved personalejura forud for påtænkte afskedigelser:

  • 9. maj
  • 10. maj
  • 11. maj

Chefer/ leder med påtænkte afskedigelser kan booke tid til forberedelse hos personalejura.
Personalejura forbereder skabelon til indstilling.


Tids- og procesplan

Den 3. maj 2023:
Kl. 8.00 - 9.00 fælles orientering for alle ledere i Byrådssalen ved Steen Vinderslev mhp. gennemgang af forventet forlig og den allerede kendte tids- og procesplan.

Personalemøde for de involverede medarbejdere, hvor samtlige medarbejdere orienteres om situationen, retningslinjerne og den fremadrettede tids- og procesplan, der skal drøftes i MED.

Leder indkalder til ekstraordinært MED-møde.

Personalejura & HR Arbejdsmiljø forbereder standarddagsorden til hver forvaltning som støtte til lederne.

Den 4. maj 2023:
Orientering og drøftelse i MED.
Det skal fremgå af såvel dagsorden samt referat.
Kriterierne skal fremlægges (hver forvaltning har kriterier vedtaget i MED)
Procedure for, hvordan berørte medarbejdere informeres om påtænkt afsked skal drøftes.
Der foretages vurdering af risici og muligheder.

Den 4. maj til den 10. maj 2023 kl. 13.00:
Frivillighedsperiode, hvor medarbejderne har mulighed for at meddele ledelsen, hvorvidt de har overvejet at gå ned i tid eller andet der måtte være relevant for ledelsen at vide i forbindelse med den aktuelle proces.

Rating/udvælgelse ved leder ud fra kriterier vedtaget i MED.

Omplacering afsøges.

Personalejuridisk team udarbejder partshøring og er med til sikre sagligheden af de enkelte påtænkte opsigelser.

Den 11. maj 2023:
Personlig samtale med medarbejdere, som påtænkes afskediget. Procedure vedtaget i MED følges. Påtænkt afsked sendes via digitalpost af personalejura. Lederen orienterer medarbejderne om Jobbank.

Den 11. maj:
Skriftlig orientering til det øvrige personale om endeligt resultat og eventuelle konsekvenser heraf for det tilbageværende personale. Der må ikke nævnes navne.

Den 11. maj – 30. maj (7. juni for LC, SL og BUPL) høringsperiode:
Høringsperiode med høringsfrist den 30. maj kl. 12.00. Længere høringsfrist for LC, SL, BUPL.

Den 31. maj 2023:
Endelig opsigelse sendes.

Den 8. juni 2023:
Endelig opsigelse sendes til medarbejdere ansat på LC-, SL- og BUPL-overenskomst.

 

Væsentlige pointer

Juni 2023:
Vurdering af risici og muligheder:

Der foretages vurdering af risici og muligheder indenfor berørte områder.
HR & Arbejdsmiljø udarbejder standard skabelon til vurdering af risici og muligheder.

Jobklub:
HR & Arbejdsmiljø samt Job- og Vækstcenter udbyder workshop til opsagte medarbejdere mhp. støtte til aktuel situation og håndtering af jobsøgning mv.

Udvælgelseskriterier følger nedenfor. Der kan dog være lokale MED, som har udarbejdet krite-rier til brug for sådanne processer.

Har du et spørgsmål, du ikke kan få svar på I tids- og procesplanen eller I nedenstående “Q&A”, skal du kontakte din leder eller TR.

Hvordan bliver medarbejderen informeret om situationen, hvis man ikke kan deltage i personalemødet den 3. maj?

Hvis der er få medarbejdere der ikke kan deltage i personalemødet den 3. maj, vil lederen kontakte disse medarbejdere på telefon og informere om situationen. Hvis der er flere medarbejdere der ikke kan deltage, kan det være nødvendigt at informere disse medarbejdere enten via mail eller i deres digitale post.

 

Hvordan får en medarbejder, der holder ferie eller er sygemeldt, besked om påtænkt afskedigelse?

Lederen vil kontakte medarbejderen telefonisk den 11. maj uanset om medarbejderen er syg eller på ferie.

 

Skal medarbejderen møde ind på arbejde den dag, vedkommende får besked om påtænkt afskedigelse?

Der vil være forståelse for, at man ikke kan udføre sit arbejde den dag, hvor man er varslet opsagt.

 

Hvor skal medarbejderen søge råd og vejledning, når vedkommende får besked om påtænkt afskedigelse?

Medarbejderen har mulighed for at drøfte situationen med TR eller den faglige organisation og selvfølgelig også sin leder.

 

Bliver tillidsrepræsentanten orienteret om hvilke medarbejdere, der er blevet påtænkt afskediget eller omplaceret?

Ja TR vil blive orienteret omkring påtænkt afsked eller omplaceringer, når samtalerne er gennemført. AMIR vil ikke blive orienteret, da det alene er TR der er berettiget til denne information.

 

Er medarbejderen forpligtiget til at tale med lederen den 11. maj?

Hvis det er aftalt, at lederen ringer rundt om morgenen med besked og en medarbejder ikke besvarer opkaldet, vil lederen forsøge igen. Lykkes det ikke 2. gang vil lederen indtale en besked.
Proces for samtalerne vil blive drøftet i MED.

 

Skal man komme ind på arbejdspladsen den 11. maj i forbindelse med omplaceringer eller afskedigelser?

De enkelte MED-udvalg tager stillingen til den nærmere proces på deres møde den 4. maj. Der kan derfor være forskellige tilgang fra område til område.
Hvis det er aftalt, at der vil være en samtale, kan medarbejderen godt afslå denne. Medarbejderen vil modtaget partshøringen i sin digitale postkasse.

 

Får man den 11. maj at vide hvilken stilling man påtænkes overflyttet til?

Hvis det er muligt at foretage en omplacering vil man blive oplyst omkring dette den 11. maj.

 

Kan man komme i kontakte med TR den 11. maj?

TR er orienteret omkring processen og vil være mulig at kontakte i videst mulige omfang.

 

Må man have en bisidder med, hvis man har en fysisk samtalen med lederen den 11. maj?

Ja, det bestemmer man selv. Man bestemmer også selv, hvem man vil have med som bisidder.

 

Hvad sker der, hvis der er flere, der påtænkes opsagt end stillinger, der er muligt at blive omplaceret til?

Lederne vil i fællesskab vurdere, hvem der er bedst egnet til at blive overflyttet til en anden stilling.

 

Kan man tvinges til at tage imod en ny stilling?

– ikke en væsentlig stillingsændring. Hvis der ikke er tale om en væsentlig stillings-ændring i forhold til ens nuværende stilling, kan man blive overflyttet til en tilsvarende stilling i kommunen uden foregående høring. Hvis man ikke vil det, ligestilles det med, at man selv har sagt op.

 

Kan man tvinges til at tage imod en ny stilling?

– en væsentlig ændring af stillingen. Hvis der er tale om en væsentlig ændring i forhold til ens nuværende stilling kan man ale-ne blive overflyttet efter en forudgående høring. Vælger man at takke nej til dette, be-tragtes det som en opsigelse fra Middelfart kommune med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel.

 

Hvem vurderer, om der er tale om en væsentlig ændring af stillingen?

Lederen vil i samarbejde med Personalejura vurdere, om der er tale om en væsentlig ændring af stillingen. Hvis du ikke er enig i denne vurdering, har du mulighed for at kontakte din TR eller fagorganisation.

 

Hvad sker der, hvis man ikke tilbydes en omplacering, men påtænkes afskediget?

Så bliver man opsagt med ens individuelle opsigelsesvarsel.

 

Hvornår bliver det øvrige personale orienteret om eventuelle opsigelser?

12. maj vil der ske en skriftlig/mundtlig orientering til det øvrige personale om endeligt resultat og eventuelle konsekvenser heraf for det tilbageværende personale. Der vil ikke blive nævnt navne.
Efter partshøringsperioden er overstået vil det øvrige personale blive orienteret om, hvem der er opsagt eller overflyttet.
Som medarbejder må man gerne drøfte ens situation med kollegaerne.
Men har man kontakt med børn, forældre eller anden borgerkontakt må man først orientere disse, når det er aftalt med lederen.

 

Hvis man søger et job i jobbanken, er man så garanteret at komme til samtale?

Søger man et ledigt job inden for sit overenskomstområde via Jobbanken, er man garanteret en samtale. Man er ikke garanteret, at få jobbet.

 

Hvor længe eksisterer jobbanken? Altså – gælder det hele tiden frem mod f.eks. 1. november?

Jobbanken eksisterer så længe, som vi har medarbejdere ansat, som er afskediget grundet besparelser. Det forventes, at Jobbanken vil eksisterer til udgangen af 2023.
Man er dog kun i Jobbanken indtil ens opsigelsesvarsel udløber. Hvis man bliver sygemeldt eller der undtagelsesvis indgås en aftale om fritstilling er man ikke en del af Jobbanken og kan derfor ikke søge stillingerne.

 

Hvis en medarbejder siger op på en arbejdsplads, som har afskediget grundet besparelser, vil en af de opsagte medarbejdere så få tilbudt stillingen?

Ledelsen annullerer en af opsigelserne, såfremt det giver mening i forhold til arbejdspladsen fremtidige funktionsduelighed.

 

Hvor længe er der ansættelsesstop?

Det vil være forskelligt fra faggruppe til faggruppe – men det forventes at for nogle faggrupper vil det være resten af året.

 

Hvis man får andet job inden sin afskedsdato/contraopsiger, får man så sin fratrædelsesgodtgørelse?

Hvis man er berettiget til fratrædelsesgodtgørelse efter Funktionærlovens § 2a, så vil denne blive udbetalt også selvom medarbejderen man kontraopsiger, såfremt medarbejderen når at være ansat i henholdsvis 12 eller 17 år inden man fratræder.

Får medarbejderen andet arbejde i Middelfart Kommune, vil medarbejderen ikke få udbetalt sin fratrædelsesgodtgørelse. Opsigelsesanciennitet vil også følge med over i den nye stilling.

Hent skabelon til MED møde (Word)

Husk, du kan også finde den i materialesamlingen i Edoc, sagsnummer 2023-006678-1.

Udvælgelseskriterier for Forvaltningsudvalget for Børn, Unge og Fritidsforvaltningen

Udvælgelseskriterier for Forvaltningsudvalget for Børn, Unge og Fritidsforvaltningen som følge af arbejdsmangel skal ske efter følgende retningslinjer:

  • Kvalifikationer: Uddannelse, specielle kompetencer, rummelighed, samarbejdsevne
  • Arbejdsindsats: Fleksibilitet og stabilitet
  • Erfaring: Erhvervserfaring, livserfaring

samt institutionens/skolens funktionsduelighed set i forhold til den fremtidige drift.

Ved reduktion af medarbejderstaben følges det af Hovedudvalget vedtagne notat om Håndtering af afskedigelser i forbindelse med budgetbesparelser samt omplacering ved ledige stillinger.


Vedtaget af Forvaltningsudvalget for Børn, Unge og Fritidsforvaltningen på møde den 30. september 2010.

 

 
Udvælgelseskriterier ved uansøgt afsked i Social- og sundhedsforvaltningen

- byggende på Middelfart Kommunes værdier. Godkendt i Social MED 4. juni 2018.

Leder har ansvaret for at udmønte behovet for personalemæssige tilpasninger. Lederen er i dialog med TR omkring processen for udmøntningen. Leder skaber et overblik over den samlede personalegruppe, herunder om der er medarbejdere der har

  • planer om at gå på efterløn eller pension
  • ønske om at gå ned i tid
  • ønske om at blive jobroteret
  • søgt om at komme på uddannelse / videreuddannelse
  • planlagt længerevarende fravær som f.eks. orlov, barsel mv.
  • tidsbegrænsede ansættelser

I fald tilpasningen af personaleressourcer ikke kan ske via naturlig afgang og frivillighed, tages udgangspunkt i nedenstående vurderinger, når der udvælges medarbejdere til uansøgt afsked.

Professionalisme og udvikling:

  • Faglig indsigt og kompetence
  • Erfaring inden for sit arbejdsområde
  • Udvikler eget arbejdsområde fagligt
  • Skaber konkrete resultater
  • Effektivitet i opgaveløsningen

Samarbejde og tværfaglighed:

  • Koordinerer opgaver med kollegaer og leder
  • Tager ansvar for at fællesskabet og det tværfaglige samarbejde fungerer
  • Skaber helhed i sagsbehandlingen

Arbejdsglæde og sundhed:

  • Skaber et samarbejdsklima båret af tillidsfuld respekt og høj faglighed
  • Har respekt og skaber tillid i forhold til leder og kollegaer

Selvorganisering og ejerskab:

  • Tager ansvar for opgaverne og prioriterer dem
  • Er selvorganiserende
  • Er løsningsorienteret
  • Har ejerskab for arbejdet

 

Udvælgelseskriterier for Rådhuset

Udvælgelseskriterierne for uansøgt afsked på Rådhuset som følge af arbejdsmangel tager udgangspunkt i deres uddannelse og færdigheder, hensynet til den fremtidige opgaveløsning og drift samt Middelfart Kommunes værdier ”At lære og lykkes”.

Medarbejdernes indsats bliver med den baggrund vurderet ud fra følgende kriterier set i relation til de fremtidige opgaver:

Professionalisme og udvikling:

  • Faglig indsigt og kompetence
  • Erfaring inden for sit arbejdsområde
  • Udvikler eget arbejdsområde fagligt
  • Skaber konkrete resultater
  • Effektivitet i opgaveløsningen

Samarbejde og tværfaglighed:

  • Koordinerer opgaver med kollegaer og leder
  • Tager ansvar for at fællesskabet og det tværfaglige samarbejde fungerer
  • Skaber helhed i sagsbehandlingen

Arbejdsglæde og sundhed:

  • Skaber et samarbejdsklima båret af tillidsfuld respekt og høj faglighed
  • Har respekt og skaber tillid i forhold til leder og kollegaer

Selvorganisering og ejerskab:

  • Tager ansvar for opgaverne og prioriterer dem
  • Er selvorganiserende
  • Er løsningsorienteret
  • Har ejerskab for arbejdet

Skabelon til vurdering af ricisi og muligheder (Word)

Husk, du kan også finde den i materialesamlingen i Edoc, sagsnummer 2023-006678-1.

Du kan finde en printvenlig version af nedenstående i materialesamlingen i Edoc, sagsnummer 2023-006678-1.

Gode råd ved omplacering/afskedigelse

Følgende er en række gode råd, som kan være en hjælp til at få gennemført forløbet på en så hensigtsmæssig måde som muligt. Processen omkring omplaceringer/afskedigelser har betydning for både den medarbejder, der skal omplaceres/afskediges og for organisationen som helhed. Processen for samtalen aftales i MED, men vil som regel indebære en kort telefonisk samtalen efterfulgt af en individuelt fysisk samtale, hvis medarbejderen ønsker det. Det er vigtigt for Middelfart Kommune at være en god arbejdsplads – også i svære situationer.

 

FØR SAMTALEN

Forbered samtalen
At gennemføre en omplacerings-/afskedigelsessamtale kan være en svær oplevelse for dig som leder. Det er derfor vigtigt, at du forbereder dig grundigt på samtalen både i forhold til de faktuelle og juridiske aspekter, men også til måden du som leder vil gennemføre samtalen på. Inddrag altid personalejura og gerne lederkolleger samt chef, som en del af forberedelsen. Du skal forberede dig på at afholde samtalen sådan som det er aftalt i jeres MED-system. Fx et opkald om morgenen efterfulgt af en samtale.

Medarbejderen har mulighed for at tage en bisidder (evt. tillidsrepræsentanten) med til den individuelle samtale. Du skal derfor informere tillidsrepræsentanten efterfølgende.

Som leder skal du forberede dig på, at medarbejderen kan have svært ved at gennemføre en ordinær arbejdsdag. Sørg derfor for at planlægge arbejdsdagen for den samlede arbejdsplads.

Find det rette tidspunkt på dagen
Telefonsamtalen skal afholdes d. 11 maj så tidligt på dagen som muligt. Den opfølgende fysiske samtale bør vare et sted mellem 15 og 25 minutter.

Vælg et hensigtsmæssigt sted
Sørg for, at samtalen finder sted på et uforstyrret kontor. Andre medarbejdere skal ikke kunne følge med i, hvad der foregår. Sluk eller viderestil telefonen.

 

SELVE SAMTALEN

Formålet med samtalen er at overbringe et budskab om påtænkt omplacering/afskedigelse. Det er vigtigt, at det er medarbejderens nærmeste leder, der afholder samtalen. I telefonsamtalen skal du bestræbe sig på at:

  • Formulere dig tydeligt og uden unødvendig omsvøb.
  • Nå frem til det centrale budskab hurtigt. Beskriv budskabet kort og præcist.
  • Give medarbejderen mulighed for at stille spørgsmål samt reagere følelsesmæssigt.

Til den fysiske samtale skal du desuden:

  • Forberede dig på de vedtagne udvælgelseskriterier for det pågældende område.
  • Informere om vilkårene i forbindelse med afskedigelsen og evt. informere om de muligheder, som kommunen tilbyder.
  • Spørge medarbejderen, hvad vedkommende umiddelbart har behov for. Det kan f.eks. være at tale med en nær kollega eller at tage hjem.
  • Informere om, hvorledes og hvornår omplaceringen/afskedigelsen kommunikeres ud til kollegerne.
  • Afklare om der er brug for opfølgning.
  • Være opmærksom på dit kropssprog.

Når samtalen bliver svær
Under samtalen er det naturligt, at medarbejderen kan blive følelsesmæssigt påvirket, f.eks. ked af det eller vred. Det kan være svært for dig som leder og bringe egne følelser i spil. Det er dog vigtigt, at du som leder bevarer roen i samtalen og støtter den omplacerede/afskedigede. Budskabet om omplacering/afskedigelse skal fortsat være klart og loyalt over for beslutningen. Samtidig er det helt i orden, at du som leder giver udtryk for din medfølelse.

 

EFTER SAMTALEN

En omplacerings-/afskedigelsesrunde slutter ikke i det øjeblik, der er sat navn på den eller de medarbejdere, der skal forlade arbejdspladsen. I tiden efter samtalen er det således vigtigt, at lederen tager hånd om både den afskedigede og den tilbageværende medarbejdergruppe, der skal fortsætte opgaveløsningen.

Hold kontakten med den omplacerede/afskedigede medarbejder
Når en medarbejder omplaceres/afskediges, er det vigtigt, at lederen er synlig og følger op på, hvordan vedkommende har det i tiden umiddelbart efter samtalen. Tilbyd medarbejderen en eller flere opfølgende fratrædelsessamtaler og orienter igen om de muligheder, som kommunen tilbyder.

Tag hånd om den tilbageværende medarbejdergruppe
Reaktionerne i gruppen kan fx være lettelse, bekymring, vrede og usikkerhed. Det er vigtigt, at lederen giver plads til gruppens reaktioner og samtidig fastholder fokus på opgaveløsningen.

Lederens egne reaktioner
Igennem en omplacerings-/afskedigelsesproces er det dig som leder, der skal tage de svære beslutninger og føre dem ud i livet. Det er en svær ledelsesopgave og ingen reaktioner er mere ”rigtige” end andre. Du er velkommen til at hente sparring ved HR & arbejdsmiljø.

Vurdering af risici og muligheder
Omplacering/afskedigelse vil oftest fører til behov for prioritering af opgaver for den tilbageværende medarbejdergruppe. Her er det vigtigt, at du som leder igangsætter vurdering af risici og muligheder sammen med din TRIO/AMG/MED.

 

PERSONALEJURIDISK RÅDGIVNING OG SPARRING

Løn og Personale yder juridisk rådgivning og sparring til lederne i hele processen.

  • Kristine Bilde Hansen 8888 5080
  • Henrik Teichmann 8888 5049
  • Anna-Sofie Henner 8888 5040
  • Mikkel Nygaard Nielsen 8888 5070

HR & arbejdsmiljø bistår ligeledes med sparring til lederne.

  • Jane Sandgreen 2939 5713
  • Yvonne Koch 5148 4845

Udgivet af Team personalejura og HR & arbejdsmiljø april 2023.

Du kan finde en printvenlig version af nedenstående i materialesamlingen i Edoc, sagsnummer 2023-006678-1.

Omplaceret/afskediget - hvad nu?

Vi har samlet information, der kan være god viden for dig i den situation du er i lige nu.

 

Hvad kan være godt at vide?

I forbindelse med en omplacering/ afskedigelse er der en række formelle og praktiske forhold, som du skal have afklaret:

  • Opsigelsesperiodens længde - perioden fra du modtager den endelige afsked til du fratræder
  • Afholdelse af ferie og afspadsering/fleks
  • Afholdelse af omsorgsdage og seniordage
  • Evt. overlevering af arbejdsopgaver
  • Udmelding om din afskedigelse til kollegaer og samarbejdspartnere
  • Opfølgende samtaler med din leder
  • Tilbud fra din arbejdsplads

Din nærmeste leder kan hjælpe dig med afklaring af de nævnte forhold. Herudover kan din tillidsrepræsentant være en god hjælp, som rådgiver og/eller bisidder.

Er du medlem af en fagforening eller a- kasse kan de også være behjælpelige med råd og vejledning. Du kan også henvende dig i Jobcentret i din bopælskommune for vejledning omkring uddannelses– og jobmuligheder.

 

Jobbank

Jobbanken er Middelfart Kommunes tilbud til medarbejdere, som pga. besparelser og omstruktureringer er varslet opsagt. Det er her du som opsagt medarbejder i Middelfart Kommune kan søge ledige stillinger indenfor eget overenskomstområde - inden de opslås eksternt. Du finder jobbanken på intranettet, under ”min ansættelse”.

 

Informations- & inspirationsmøde

For at hjælpe dig godt videre tilbydes du et informations- & inspirationsmøde, hvor du blandt andet kan blive klogere på:

  • Hvad gør jeg nu?
  • Forandringer og reaktioner
  • Hvordan du kan bruge dit CV
  • Dine muligheder for uddannelse/kurser
  • Og meget mere

Mødet afholdes d. 13. juni kl. 10-11.30 i MC 7 Fænø Kalv.

 

Individuel vejledning

Har du brug for et individuel vejledning kan du kontakte rekrutteringskonsulent Else Friis Anderson på 5170 9525.

 

Tryghedspuljen

Du har mulighed for at søge midler til aktiviteter, der kan hjælpe dig videre i dit arbejdsliv. Tryghedsforanstaltninger gælder for afskedigede ansatte indenfor overenskomstgrupperne i OAO, Forhandlingskartellet, Sundhedskartellet samt FOA, BUPL og Konstruktørforeningen.

Læs mere om tryghedspuljen, hvilke organisationer der er omfattet, og hvordan du søger på www.tryghedspuljen.dk.

Udgivet af Team personalejura og HR & arbejdsmiljø april 2023