Whistleblowerordning

Hvordan kontakter du os?

Middelfart Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger her:

Middelfart Kommune
Nytorv 9
5500 Middelfart
CVR-nr.: 29189684
Telefon: 8888 5500 (hovednummer)

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiver

Middelfart Kommunes databeskyttelsesrådgiver har følgende kontaktoplysninger: DPO@middelfart.dk 

Du er altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.

Lovgrundlag for behandlingen

Dine personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og national lov på området.

Hjemlen til at behandle personoplysninger er whistleblowerlovens § 22 (lov nr. 1436 af 29. juni 2021 og eventuelle senere ændringer), hvorefter behandling af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, 9 og 10 kan ske, hvis det er nødvendigt for at behandle en konkret indberetning, der er modtaget i en whistleblowerordning oprettet i henhold til whistleblowerloven.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder herudover anvendelse på øvrig behandling af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.

Formålet med behandlingen

Behandlingen af dine personoplysninger sker som led i Middelfart Kommunes Whistleblower-ordning, der er oprettet i henhold til whistleblowerloven.

Kategorier af personoplysninger

Middelfart Kommune behandler disse kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger, fx navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e-mail, pension, sygedage, løn, løntillæg, tjenstlige forhold, familieforhold, eksamensbevis, ansøgning, CV, tidligere beskæftigelse, anbefalinger, ansættelsesdato, stillingsbetegnelse, arbejdsområde, arbejdstelefon, arbejdstid og andre tjenstlige forhold, ferie og andet fravær, MUS-samtaler, hjemsendelser, opsigelse, bortvisning, fratrædelsesaftaler
• Semi-følsomme personoplysninger, fx strafbare forhold og cpr.nr
• Følsomme personoplysninger, fx helbredsmæssige forhold og tillidshverv

Hvorfra stammer dine personoplysninger?

Oplysninger stammer hovedsagelig fra kommunens it-systemer og whistlebloweren.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Middelfart Kommune kan videregive eller overlade dine personoplysninger, hvis det efter en konkret vurdering anses som nødvendigt til følgende:

• Bech-Bruun som databehandler for Middelfart Kommune, da Bech-Bruun er ekstern administrator af Middelfart Kommunes Whistleblowerordning.
• Politiet
• Tilsynsmyndigheder, fx erhvervstilsynet
• Opbevaring af dine personoplysninger
  Det er ikke muligt at sige, hvor længe Middelfart Kommune opbevarer dine personoplysninger, da det vil afhænge af sagens karakter og behandlingstiden af sagen til dens afslutning. For nogle oplysninger vil der dog være behov for at gemme dem længere tid, som følge af Datatilsynets mulighed for tilsyn med Kommunens Whistleblowerenhed. Dog skal oplysninger, som kan henføres til en person, slettes senest 10 år efter aktivitet på sagen er ophørt.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Middelfart Kommunes behandling af dine personoplysninger. Du kan til enhver tid benytte dig af rettighederne. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Dine rettigheder er:

• Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)
  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Middelfart Kommune behandler og opbevarer om dig.
• Ret til berigtigelse (rettelse)
  Du har ret til at få urigtige oplysning om dig rettet.
• Ret til sletning
  I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt, hvor oplysningerne ellers ville blive slettet (dvs. inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder).
  Opmærksomheden henledes på, at der gælder særlige regler for, hvornår kommuner må slette eller berigtige personoplysninger. Middelfart Kommune er forpligtet til at opbevare sagsoplysninger, for at kunne dokumentere sagsforløb. Det betyder, at du ikke altid kan kræve at få oplysninger slettet eller berigtiget. Ønsker du, at kommunen sletter eller berigtiger personoplysninger, vil der i stedet blive lavet et notat om indsigelsen, så det fremgår af sagen.
• Ret til begrænsning af behandlingen
  Du har ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, når særlige forhold gør sig gældende. Hvis du har ret til af få behandlingen begrænset, må Middelfart Kommune fremover kun behandle oplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse
  Du har ret til at gøre indsigelse mod Middelfart Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
  Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk  

Vil du klage?

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Middelfart Kommune behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk 

Læs om vores databeskyttelsesrådgiver på hjemmesiden

Indledning

Denne vejledning beskriver den interne procedure for modtagelse og behandling af indberetninger under whistleblowerordningen hos Middelfart Kommune.
Whistleblowerordningen er oprettet gennem en webportal, Safe2Whistle, i samarbejde med Bech-Bruun. Whistleblowerordningen administreres af Bech-Bruun og en whistleblowerenhed hos Middelfart Kommune i henhold til de vilkår, der fremgår af Middelfart Kommunes retningslinjer for whistleblowerordningen ("Retningslinjerne"), og gældende lovgivning.

Modtagelse af indberetning

Når en anmelder foretager en indberetning gennem whistleblowerportalen, sendes der en autogenereret e-mail med meddelelse om den nye indberetning til de relevante administratorer hos Bech-Bruun. Som ekstern administrator af whistleblowersystemet modtager Bech-Bruun alle indberetninger og foretager en foreløbig vurdering af, om indberetningen er dækket af whistleblowerordningen, jf. Retningslinjerne, punkt 3.

Senest 7 dage efter, at indberetningen er modtaget i whistleblowerportalen, vil Bech-Bruun sende en bekræftelse til indberetteren om, at indberetningen er modtaget, hvis indberetteren har valgt at følge sagen.

Indberetninger, der ikke er omfattet af ordningen

Hvis indberetningen ikke falder inden for ordningens rammer, vil Bech-Bruun (såfremt anmelderen har valgt at være til rådighed for yderligere henvendelse i whistleblowersystemet) informere anmelderen herom og om, at de indberettede forhold må behandles på anden vis. Bech-Bruun vil derefter afvise sagen i systemet.

Indberetninger, der er omfattet af ordningen

Hvis Bech-Bruun vurderer, at indberetningen falder inden for ordningens rammer, gives whistleblowerenheden hos Middelfart Kommune adgang til indberetningen via whistleblowerportalen.

Såfremt det skønnes nødvendigt, vil whistleblowerenheden dernæst udføre de yderligere undersøgelser, der kræves til behandling af indberetningen, fx afdækning af de faktiske omstændigheder, samtaler med medarbejdere, der er involveret i indberetningen, eller anmodning om oplysninger/dokumenter om medarbejdere hos disses ledere.

Den nuværende whistleblowerenhed hos Middelfart Kommune består af Økonomichefen, HR- og Sekretariatschefen samt en udpeget medarbejder fra personalejura.

Indberetteren skal som udgangspunkt inden for 3 måneder efter, at indberetteren har modtaget en bekræftelse, jf. punkt 2.3, modtage en meddelelse om sagens afslutning. Hvis behandlingen af indberetningen kræver længere tid end 3 måneder, vil Bech-Bruun orientere indberetteren herom med en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendigt.

Hvis whistleblowerenheden ved undersøgelsernes afslutning mener, at indberetningen bør resultere i disciplinærsanktioner eller have lignende konsekvenser for en medarbejder, træffer Middelfart Kommune afgørelse herom efter de derom gældende regler.

Ved sagens afslutning udarbejder whistleblowerenheden en kort rapport, som beskriver undersøgelsernes resultat, herunder de eventuelle sanktioner, som indberetningen måtte resultere i. Herudover vil whistleblowerenheden udfærdige en kort tekst indeholdende en feedback til indberetteren i overensstemmelse med punkt 5 i Retningslinjerne. Denne korte rapport samt tekst skal deles med Bech-Bruun via whistleblowerportalen under fanen ”Diskussioner". Bech-Bruun evaluerer rapporten med henblik på at vurdere, om de tiltag, der er foretaget, forekommer passende og tilstrækkelige. Bech-Bruun vil derudover gennemgå feedback-teksten fra whistleblowerenheden.

Bech-Bruun markerer herefter sagen som afsluttet i whistleblowerportalen, hvis Bech-Bruun anser rapporten for tilstrækkelig, og informerer indberetteren via whistleblowerportalen om, at sagen er afsluttet, idet indberetteren samtidig modtager den i punk 4.6 nævnte feedback.

Herefter sletter Bech-Bruun personoplysninger i overensstemmelse med punkt 9 i Retningslinjerne. Det vil herefter ikke være muligt at tilgå indberetningen via whistleblowerportalen.

Indberetninger, der omfatter Middelfart Kommunes whistleblowerenhed

Indberetninger, som omhandler et medlem af Middelfart Kommunes whistleblowerenhed, vil blive behandlet af de øvrige medlemmer af whistleblowerenheden i samarbejde med Bech-Bruun, forudsat, at de øvrige medlemmer af whistleblowerenheden ikke er inhabile ved behandlingen af den pågældende sag.

Meddelelse til indberettede personer

For eventuelle identificerbare personer, der er indberettet oplysninger om i whistleblowerordningen, og hvor indberetningen vurderes at falde inden for Middelfart Kommunes whistleblowerordning, vil Middelfart Kommune som udgangspunkt ikke være forpligtet til at underrette disse personer herom.

Hvis indberetningen vurderes at falde uden for Middelfart Kommunes whistleblowerordning, vil Middelfart Kommune derimod være forpligtet til at give meddelelse til eventuelle identificerbare personer i henhold til punkt 8 i Retningslinjerne. Bech-Bruun vil orientere den pågældende person i overensstemmelse hermed. Sådanne personer kan desuden anmode om adgang til de registrerede personoplysninger, jf. punkt 9 i Retningslinjerne.

Der henvises til Retningslinjerne for yderligere information.

Tavshedspligt

Bech-Bruun er sammen med whistleblowerenheden hos Middelfart Kommune underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, som er eller har været genstand for behandlingen i whistleblowerordning.

Derudover vil personer, som i forbindelse med Middelfart Kommunes interne undersøgelser af en indberetning ligeledes være underlagt samme lovbestemte tavshedspligt. Denne tavshedspligt vil Middelfart Kommunes whistleblowerenhed indskærpe over for de pågældende personer.