Sygefravær

Ledelsesinstruksen er retningslinjer til håndtering af sygefravær. I ledelsesinstruksen kan du læse hvad du som leder skal gøre og hvornår for at forebygge og nedbringe sygefravær. Ledelsesinstruksen er derfor en hjælp til dig som leder. Ledelsesinstruksen kan ikke stå alene, men er et ud af flere tiltag til at forebygge og nedbringe sygefravær på din arbejdsplads.

Du kan se ledelsesinstruksen i sin helhed nedenfor.

I personalemappen i Opus finder du skabeloner, som du som leder kan bruge når du skal indkalde til sygefraværssamtale. Skabelonerne er din hjælp til, at få afholdt en god sygefraværssamtale.

Mulighedserklæringen kan du som leder anvende, hvis der er usikkerhed om, hvilke arbejdsopgaver medarbejderen kan varetage trods sygdom. Mulighedserklæringen skal udfyldes i samarbejde mellem dig, den sygemeldte medarbejder og medarbejderens egen læge.

Som leder kan du bede om en mulighedserklæring ved både drypvist fravær og længerevarende sygefravær. Du kan bede om mulighedserklæringen på hvilket som helst tidspunkt i sygdomsforløbet og kan også bruge den i forløb med gentagne sygemeldinger.

Mulighedserklæring findes i Netblanket.

Opus sender meddelelse (e-mail) til leder, når en medarbejders fravær har et omfang, der giver anledning til sygefraværssamtale. Det sker ved hhv. 5, 14 og 40 kalenderdages fravær og ved drypvist sygefravær jf. ledelsesinstruksen.

I sygefraværsportalen kan du som leder orientere dig om medarbejderens samlede sygefravær som forberedelse til sygefraværssamtalen.

Der vil fortsat være adgang for dig som leder til at trække udvidede sygefraværsrapporter i KMD Opus. Det kan f.eks. være aktuelt, hvis du ønsker data for selvvalgte perioder, stillingskategorier eller ønsker at tilføje specielle variabler til data.

Vejledning til visning af sygefraværsrapporter - statistik (PDF)

Som leder kan du få rådgivning og hjælp fra Personalejura til dine sygefraværssager. Personalejura deltager også meget gerne i sygefraværssamtaler. Er der tale om meget langvarige tilstande hos medarbejderen, er du som leder forpligtet til at strække dig langt for at tilpasse stillingen i forhold til tilstanden/handikappet.

Kontakt meget gerne Personalejura, når I skal afsøge alle muligheder.

I længerevarende eller komplekse sygefraværsforløb kan du som leder hente hjælp hos jobcentrets fastholdelseskonsulenter, som tilknyttes sygemeldte medarbejdere efter 30 dages sammenhængende fravær.

Fastholdelseskonsulenterne kan sammen med Personalejura hjælpe dig med at få medarbejderen hurtigst og bedst muligt tilbage i arbejde.

Kort information omkring sygedagpengerefusion:

• Der ydes refusion efter 30 dage fra 1. sygedag
• Delvis sygemelding/raskmelding – der ydes refusion for de timer, medarbejderen ikke arbejder
• Fraværet skal være på mindst 4 t. pr. uge
• Uarbejdsdygtighed skal være på grund af egen sygdom
• Sygedagpenge ydes i op til 22 uger med mulighed for forlængelse
• Den sygemeldte skal deltage i sygedagpengeopfølgningen – ellers mistes retten til sygedagpenge og dermed refusionen til arbejdsgiver

1. Drøft jeres sygefraværsrapport
2. Sæt et lokalt måltal
3. Vælg relevante indsatser
4. Aftal opfølgning

Husk: Skriv ned i Plan A

 

1: Drøft jeres sygefraværsrapport

• Hvilken type fravær lægger vi især mærke til?
• Hvor kan vi se det største fald?
  - Hvordan er vi lykkedes med at nedbringe sygefraværet?
• Hvor kan vi se den største stigning?
  - Kender vi årsagen/ årsagerne?
• Hvordan er andelen uden sygdom?
  - Enkelte personer eller arbejdsplads som helhed?
• I finder jeres rapport og vejledning her på siden.

 

2: Sæt et lokalt måltal

• Brug sygefraværsrapporten som afsæt.
• I kan se på hvilken type fravær I vil nedbringe (langt, kort, drypvist)?
• I kan sammenligne jeres arbejdsplads med lignende arbejdspladser indenfor jeres område.
• Selvom jeres fravær er lavt, så kan det måske blive endnu lavere?
• Vælg et tal/ en procent som jeres mål. Hvordan skal jeres sygefravær se ud på samme tid næste år?

 

3: Vælg relevante indsatser

• Hvad har I allerede igangsat?
• Hvordan arbejder I med ledelsesinstruksen i dag?
• Er der behov for at igangsætte en indsats/ indsatser?
• Hvad? Hvordan? Hvem? Hvornår?
• Har I behov for hjælp fra f.eks. HR & Arbejdsmiljø, Personalejuridisk team eller fastholdelseskonsulent?

 

4: Aftal opfølgning

• Hvordan arbejder I med jeres sygefraværsrapporter i dag? Er der behov for ændringer?
• Hvordan følger I op på jeres måltal? Og hvornår?
• Husk at dokumentere i Plan A.

Indkaldelse til sygefraværssamtale – drypvist fravær

Da du har haft Vælg: x sygefraværsperioder inden for ½ år eller xx sygefraværsdage inden for de seneste 12 måneder indkaldes du til sygefraværssamtale: xxxdag den xx.xx 20xx kl. i mødelokale på skriv adresse.

I Middelfart Kommune er vi sammen om at være en god arbejdsplads og vi har brug for dig. Middelfart Kommunes tilgang til sygefravær bygger på, at alle skal gøre noget. Derfor handler sygefraværssamtalen om, at vi sammen får drøftet, hvordan vi kan fremme dit nærvær på arbejdspladsen.

Vi skal derfor til samtalen tale om, hvordan det går og om der er noget på arbejdet, der påvirker dit fremmøde og om det eventuelt kan løses. Fokus til samtalen vil derfor være på det fremtidige forløb og ikke det fravær, der ligger til grund for at du indkaldes til sygefraværssamtalen.
Sygefravær er et fælles ansvar, hvilket betyder at både du og jeg har ansvar for at hjælpe dig til at få et stabilt fremmøde.

Jeg beder dig derfor forud for samtalen gøre dig nogle overvejelser om, hvad vi kan gøre, for at sikre dette.
Vedhæftet finder du Middelfart Kommunes tilbud til ansatte fra Sundhed Indefra, som du kan orientere dig i og gøre brug af.

MEDTAGES HVIS RELEVANT: Jeg har bedt xx fra Løn og Personale deltage i sygefraværssamtalen for at bidrage med viden og erfaring med at få sygemeldte medarbejdere godt tilbage til deres arbejde.

Du er velkommen til at tage en bisidder med til samtalen.

Afslutningsvist skal jeg gøre opmærksom på, at du har mødepligt til samtalen. Hvis du skulle være forhindret i at møde på ovennævnte tidspunkt, bedes du kontakte mig med henblik på en ny aftale.

Venlig hilsen
«BrugerFnavn» «BrugerEnavn»

 

Indkaldelse til sygefraværssamtale - langvarigt fravær

Da du har været sygemeldt Vælg: siden den xx eller i xxx dage, indkaldes du til en sygefraværssamtale:
xxxdag den xx.xx 20xx kl. i mødelokale x på Skriv adressen.

I Middelfart Kommune er vi sammen om at være en god arbejdsplads og vi har brug for dig. Derfor prioriterer vi fastholdelse, også under dit sygefravær. Middelfart Kommunes tilgang til sygefravær bygger på, at alle skal gøre noget. Derfor handler sygefraværssamtalen om, at vi sammen finder en god og hurtig løsning på vores modtagelse af dig efter dit fravær.

Vi skal til samtalen tale om, hvordan det går og hvad vi kan gøre, for at vi snart kan glæde os til at se dig på arbejde igen helt eller delvist.

Sygefravær er et fælles ansvar, hvilket betyder at både du og jeg har ansvar for at hjælpe dig godt tilbage på arbejde.

Jeg beder dig derfor forud for samtalen gøre dig nogle overvejelser om, hvad vi kan gøre, for at få dig godt tilbage hurtigst muligt.

Vedhæftet finder du Middelfart Kommunes tilbud til ansatte fra Sundhed Indefra, som du kan orientere dig i og gøre brug af.

MEDTAGES HVIS RELEVANT: Til samtalen vil jeg gerne udfylde en mulighedserklæring sammen med dig med henblik på at få lægens vurdering af den eventuelle tilbagevendingsplan vi lægger og de eventuelle skånehensyn vi tænker ind i tilbagevendingsplanen.

MEDTAGES HVIS RELEVANT: Jeg har bedt fastholdelseskonsulent xx og/eller xx fra Løn og Personale deltage i sygefraværssamtalen for at bidrage med viden og erfaring med at få sygemeldte medarbejdere godt tilbage til deres arbejde.

Du er velkommen til at tage en bisidder med til samtalen.

Afslutningsvist skal jeg gøre opmærksom på, at du har mødepligt til samtalen. Hvis du skulle være forhindret i at møde på ovennævnte tidspunkt, bedes du kontakte mig med henblik på en ny aftale.

Venlig hilsen
«BrugerFnavn» «BrugerEnavn»

 

Indkaldelse til opfølgende sygefraværssamtale - opfølgende

Da du har været sygemeldt Vælg: siden den xx eller i xxx dage, indkaldes du til en opfølgende sygefraværssamtale: xxxdag den xx.xx 20xx kl. i mødelokale på Skriv adresse.

Vi skal til samtalen tale om, hvordan det er gået siden sidste sygefraværssamtale og hvad vi kan gøre, for at vi snart kan glæde os til at se dig på arbejde igen helt eller delvist.

Sygefravær er et fælles ansvar, hvilket betyder at både du og jeg har ansvar for at hjælpe dig godt tilbage på arbejde.

Jeg beder dig derfor forud for samtalen gøre dig nogle overvejelser om, hvad vi kan gøre, for at få dig godt tilbage hurtigst muligt.

Du finder vedhæftet Middelfart Kommunes tilbud til ansatte fra Sundhed Indefra, som du kan orientere dig i og gøre brug af.

MEDTAGES HVIS RELEVANT: Til samtalen vil jeg gerne udfylde en mulighedserklæring sammen med dig med henblik på at få lægens vurdering af den eventuelle tilbagevendingsplan vi lægger og de eventuelle skånehensyn vi tænker ind i tilbagevendingsplanen.

MEDTAGES HVIS RELEVANT: Jeg har bedt fastholdelseskonsulent xx og/eller xx fra Løn og Personale deltage i sygefraværssamtalen for at bidrage med viden og erfaring med at få sygemeldte medarbejdere godt tilbage til deres arbejde.

Du er velkommen til at tage en bisidder med til samtalen.

Afslutningsvist skal jeg gøre opmærksom på, at du har mødepligt til samtalen. Hvis du skulle være forhindret i at møde på ovennævnte tidspunkt, bedes du kontakte mig med henblik på en ny aftale.

Venlig hilsen
«BrugerFnavn» «BrugerEnavn»

 

Referat af sygefraværssamtale den xx.xx.xxxx - drypvist fravær

Fremmødte: «Fornavn» «Efternavn», xx, «LedersStilling» «LedersNavn» og «BrugerFnavn» «BrugerEnavn»

«Fornavn» har haft xx sygeperioder indenfor ½ år.
«Fornavn» har haft xx sygedage indenfor 1 år.

I Middelfart Kommune er vi sammen om at være en god arbejdsplads og vi har brug for dig. Middelfart Kommunes tilgang til sygefravær bygger på, at alle skal gøre noget. Derfor handler sygefraværssamtalen om, at vi sammen får drøftet, hvordan vi kan fremme dit nærvær på arbejdspladsen.

I referatet har jeg skrevet de væsentligste pointer fra vores sygefraværssamtale.

Spørgsmål til afklaring:

• Hvordan har du det?
• Er der noget i arbejdet der påvirker dit fremmøde?
  Træthed, kognitive funktioner, fysiske krav, sociale krav, følelsesmæssige krav, andet?
• Kan det løses?
• Er der noget du selv kan gøre, for at fremme dit nærvær?
• Hvad har du brug for, at jeg som leder hjælper dig med, for at fremme dit nærvær?
  Ændrede arbejdstider, nedsat tid, færre opgaver, andre opgaver, mindre fysisk krævende opgaver, mindre social kontakt, færre følelsesmæssige krav, andet? Det kan overvejes, om der skal udfyldes en mulighedserklæring med henblik på at få lægens vurdering af skånehensyn.
• Sygefravær er lovligt fravær, men dit sygefravær påvirker driften.
  Hvordan påvirker mængden eller hyppigheden af sygefravær driften på arbejdspladsen?
  Hvilke grænser er der for, hvor meget eller hyppig sygefravær driften kan tåle?
• Hvornår mødes vi igen?
  Er der nogle konkrete opfølgningspunkter til næste møde?
  Er der nogle nye deltagere, der skal inviteres med fx fastholdelseskonsulent, personalekonsulent eller tillidsrepræsentant?

Referent: «BrugerFnavn» «BrugerEnavn»

 

Referat af sygefraværssamtale den xx.xx.xxxx – langvaring fravær

Fremmødte: «Fornavn» «Efternavn», xx, «LedersStilling» «LedersNavn» og «BrugerFnavn» «BrugerEnavn»
«Fornavn» har været sygemeldt siden den XX.

I Middelfart Kommune er vi sammen om at være en god arbejdsplads og vi har brug for dig. Derfor prioriterer vi fastholdelse- også under dit sygefravær. Middelfart Kommunes tilgang til sygefravær bygger på, at alle skal gøre noget. Derfor handler sygefraværssamtalen om, at vi sammen finder en god og hurtig løsning på vores modtagelse af dig efter dit fravær.

I referatet er de væsentligste pointer fra vores sygefraværssamtale opsummeret.

Spørgsmål til afklaring:

• Hvordan har du det?
• Hvilke begrænsninger giver sygdommen dig?
  Træthed, kognitive funktioner, fysiske krav, sociale krav, følelsesmæssige krav, andet?
• Hvilken behandling er du i gang med?
  Hvordan virker den? Skal andet sættes i gang, for at du kan vende tilbage til os?
• Er der noget i arbejdet der påvirker dit sygefravær? Og kan det løses?
• Hvilke skånehensyn har du brug for at vi hjælper dig med?
  Nedsat tid, færre opgaver, andre opgaver, mindre fysisk krævende opgaver, mindre social kontakt, færre følelsesmæssige krav, andet? Det kan overvejes, om der skal udfyldes en mulighedserklæring med henblik på at få lægens vurdering af skånehensyn og tilbagevendingsplan.
• Sygefravær er lovligt fravær, men dit sygefravær påvirker driften.
  Hvordan påvirker mængden eller hyppigheden af sygefravær driften på arbejdspladsen?
  Hvilke grænser er der for, hvor meget eller hyppig sygefravær driften kan tåle?
• Tidspunkt for opstart? Hvornår kan vi glæde os til at se dig igen?
  Hvis det ikke er muligt at aftale tidspunkt for opstart eller hvis tidspunktet er meget usikkert, anbefales det, at der indhentes en varighedserklæring. Hvis tidspunkt for opstart er meget usikkert eller langt ude i fremtiden, anbefales det, at der tages stilling til om det er driftsmæssigt forsvarligt.

Vores fælles plan for din tilbagevenden:

Uge	Mandag	Tirsdag	Onsdag	Torsdag	Fredag	Lørdag	Søndag

• Er der indgået øvrige aftaler?
  Fx besøg på arbejdspladsen eller lignende.
• Hvornår mødes vi igen?
  Er der nogle konkrete opfølgningspunkter til næste møde?
  Er der nogle nye deltagere, der skal inviteres med fx fastholdelseskonsulent, personalekonsulent eller tillidsrepræsentant?
• Hvad kan jeg dele med dine kollegaer om dit sygefravær, tilbagevenden og eventuelle skånehensyn?

Referent: «BrugerFnavn» «BrugerEnavn»

Læs vores nærvær- og fraværspolitik på arbejdsmiljøsiden

1. Hvor mange år har medarbejderen været ansat?
2. Sygemeldings indvirkning på økonomien?
3. Anvendes der vikar?
   Hvis ja – Hvad er udgifterne til vikar
4. Hvad er indtægterne fra sygedagpenge refusion?
5. Hvilke opgaver bliver ikke løst?
   Er der en plan for løsning af opgaver?
6. Hvilke faglige udfordringer giver fraværet?
7. Er fraværet arbejdsrelateret eller privat?
8. Hvordan har sygdomsbilledet været de tidligere år?
   (billede fra OPUS kan vedlægges)
9. Hvornår forventes medarbejderen at være fuldt tilbage?
   Er der bedt om en varighedserklæring?
10. Skal der ansættes en anden ved medarbejderens opsigelse?
    Hvornår?
11. Den aktuelle personalesituation.
    Er der andre sygemeldte eller fravær i øvrigt?
12. Andre forhold ved sygemeldingens indvirkning på driften?

Identificer, prioriter, håndter på arbejdspladsen

Tag udgangspunkt i hele arbejdspladsen og inddrag medarbejdernes viden
Hvis vi sætter fokus på at alle medarbejdere skal have blot en dags mindre fravær på et år, så giver det for alvor resultater for arbejdspladsen som helhed. Forlad tanken om kun at tage udgangspunkt i det individuelle fravær og arbejd med fraværet i hele jeres team/ afdeling/ område.

Find de hårde opgaver
Belastende opgaver kan være fysiske og/eller mentale, og der er mange måder at identificere hårde opgaver på. I kan anvende notater, hvor medarbejdere i en given periode noterer belastende opgaver. I kan gøre det gennem fotos, eller I kan planlægge en temadrøftelse, hvor medarbejdere har mulighed for at drøfte og vurdere opgaver og belastningsgrad.

Prioriter de mest belastende opgaver
Sammen prioriterer I de opgaver, der er mest belastende, og som I først og fremmest skal tage hånd om.
På et møde i jeres team/ afdeling/ område afsætter I tid til at drøfte hvordan I:

Håndterer og forebygger opgavernes belastning.

I kan tage afsæt i disse spørgsmål:

• Hvilke opgaver er hårde og hvorfor?
• Hvordan kan arbejdssituationen gøres bedre?
• Hvilke konkrete forandringer skal der ske? Og for hvem?
• Hvad skal I være særligt opmærksomme på og hvorfor?
• Hvordan kan I afhjælpe belastninger i arbejdet?
• Drøft roller og ansvar. Hvad er lederens/ TRIO’s/medarbejdernes rolle og ansvar?
• Drøft hvordan og hvornår I følger op.

Tag gerne udgangspunkt i nærvær/ fraværspolitikkens beskrivelse af roller, ansvar og opgaver og find mere inspiration her på siden.

Hvornår?	Lederen skal	Medarbejderen skal
1.sygedag	Uformel samtale med sygemeldte	Melde sig syg efter gældende procedure for afdelingen/arbejdspladsen
5. sygedag	Uformel samtale – anslået varighed – orientering om fortsat kontaktforløb såfremt sygemelding fortsætter. Evt. oprettelse af internt notat.	Være indforstået med at have en uformel snak med sin leder, dvs. være kontaktbar
14. fraværsdag/2 ugers fravær	Første sygefraværssamtale afholdes. Skriftlig aftale om videre forløb herunder fastholdelsesplan.	Deltage positivt i sygefraværssamtalen.  Gøre sig nogle overvejelser om mulig tilbagevenden. Være proaktiv i forhold til at komme tilbage på arbejde, herunder deltage i relevant behandling.
Ca. 30 dage efter 1. sygefraværssamtale	Anden sygefraværssamtale afholdes. Opfølgning/status på aftale fra sidste samtale, skriftlig aftale om videre forløb herunder fastholdelsesplan.	Deltage positivt i sygefraværssamtalen. Gøre sig nogle overvejelser om mulig tilbagevenden. Være proaktiv i forhold til at komme tilbage på arbejde, herunder deltage i relevant behandling.
Perioden fra anden sygefraværssamtale og frem	Løbende sygefraværssamtaler	Deltage positivt i sygefraværssamtalerne. Være proaktiv i forhold til at komme tilbage på arbejde, herunder deltage i relevant behandling.
Efter ca. 3 - 4 måneder	Vurdere hvorvidt sygefraværet fortsat er foreneligt med driften
Mere end 3 sygefraværsperioder indenfor ½ år/10 dage på 1 år	Indkalde til sygefraværssamtale pga. drypvist sygefravær	Deltage positivt i sygefraværssamtalen. Gøre sig nogle overvejelser i forhold til at sikre et mere stabilt fremmøde fremadrettet.
Ved fortsat drypvist/unormalt fraværsmønster	Indkalde til tilrettevisningssamtale eller, ud fra konkret vurdering tjenstlig samtale. Referat udarbejdes.	Ændre sit sygefraværsmønster, således at fremmødet bliver mere stabilt

Lederen har altid ansvaret for at sikre en tidlig indsats i forhold til sygefraværet blandt medarbejderne samt sørge for at sygdom begrænses og forebygges. Lederen har ansvaret for at være opmærksom på og tage hånd om problemstillinger på arbejdspladsen, som giver anledning til, at der skal ses på afdelingens trivsel.

Lederen skal sikre den gode dialog om sygefraværet i forhold til den sygemeldte medarbejder og handle hurtigt, sikre en hurtig afklaring og indsats i forhold til den sygemeldte. Udgangspunktet er fastholdelse af kommunens medarbejdere, såfremt det er foreneligt med driften og såfremt der er et fastholdelsesperspektiv. Dette kan ske gennem afholdelse af sygefraværssamtaler og i et eventuelt samarbejde med jobcentrenes fastholdelseskonsulent og kommunens personalekonsulent/personalejurist.

Lederen er forpligtiget til løbende, i samarbejde med Personalejura, at vurdere om fraværet er foreneligt med driften, hvilket indebærer, at lederen skal overveje, hvorvidt man er nødsaget til at afskedige den sygemeldte medarbejder.

Den sygemeldte medarbejder har ansvaret for at tage hånd om sin egen sygdom og sikre et stabilt fremmøde. Det forventes, at medarbejderen deltager positivt og aktivt i sygefraværssamtaler, medvirker ved bopælskommunens sygedagpengeopfølgning og tager ansvar for egen helbredelse. Medarbejderen har tillige et ansvar for at ”udfordre” relevante myndigheder som fx sygehuse i forhold til behandlingstider med videre. Medarbejderen forventes at deltage positivt og aktivt i foreslåede fastholdelsesforløb på arbejdspladsen, herunder delvise raskmelding og udvise samarbejdsvilje i forhold til at påtage sig andre arbejdsopgaver på arbejdspladsen og/eller i kommunen og dermed udnytte den erhvervsevne pågældende har.

Nedenstående procedure er udgangspunktet for alle sygemeldinger. Det er dog vigtigt at præcisere, at proceduren ikke altid er hensigtsmæssig, hvilket beror på en konkret og individuel vurdering.

 

Første sygedag

Lederen modtager sygemelding på første sygedag og har en uformel samtale med medarbejderen, hvor lederen spørger til, hvordan det går, hvad lederen eventuelt kan gøre, anslået varighed samt orienterer om det fortsatte kontaktforløb.

Lederen må ikke spørge om hvad medarbejderen fejler.

Hvis sygemeldingen ikke sker direkte til lederen, skal den der har modtaget sygemeldingen orientere lederen hurtigst muligt. Det forventes, at lederen kontakter den sygemeldte ved førstkommende lejlighed (kort tidshorisont).

Der oprettes et notat i personalemappen under ”Sygdom” (vælg internt notat – sygdom - højre klik - opret med skabelon - vælg notat). Dette notat kan bruges som et løbende internt notat, hvor lederen kan notere sine bemærkninger. Det er kun lederen, som kan se dette notat. Såfremt det i den konkrete situation ikke giver mening, at oprette notatet på første sygefraværsdag, kan lederen oprette det senere.

 

Femte sygedag

Lederen kontakter medarbejderen og har en uformel samtale med henblik på at få en afklaring af, hvordan det går, om der er noget lederen kan hjælpe med, samt anslået varighed. Lederen orienterer medarbejderen om det fortsatte kontaktforløb.

Lederen skal orientere medarbejderen om, at såfremt medarbejderen er syg 14 dage i træk, vil der skriftligt blive indkaldt til første sygefraværssamtale. Indkaldelsen vil blive sendt til medarbejderens digitale postkasse.

 

Første sygefraværssamtale efter 14. dages sygefravær

Første sygefraværssamtale skal afholdes efter 14 dages fravær.

Samtalen afholdes som udgangspunkt på arbejdspladsen, alternativt i medarbejderens hjem – alt afhængigt af sygdommens karakter. Lederen kan i særlige situationer beslutte, at samtalen afholdes telefonisk. Personalekonsulenten/personalejuristen kan kontaktes ved tvivl. Personalekonsulenterne/personalejuristerne i Personalejura, kan deltage i sygefraværssamtalen og være behjælpelig med såvel sparring som udarbejdelse af referat. Fastholdelseskonsulent fra medarbejderens bopælskommune kan med fordel deltage i første sygefraværssamtale.

Formålet med 1. sygefraværssamtale er, at vise omsorg for medarbejderen. Det skal drøftes, hvorledes arbejdspladsen kan bidrage til medarbejderens tilbagevenden og hvilke overvejelser medarbejderen har gjort sig i forhold til tilbagevenden.

Der skal indkaldes skriftligt og medarbejderen skal have mulighed for at tage en bisidder med. Medarbejderen skal på forhånd være informeret mundtligt om, at der sendes en skriftlig indkaldelse til vedkommendes digitale postkasse.

Der skal skrives referat af samtalen. Af referatet bør følgende fremgå:

• Status
• Tilbagevendelsesforløb – evt. delvis tilbagevenden
• Næste sygefraværssamtale
• Øvrige aftaler
• Tilbud fra Sundhed Indefra drøftes
• Kontakt i perioden frem til næste sygefraværssamtale
• Udmelding til kollegaer

Referatet journaliseres på medarbejderens personalesag. Referatet sendes via sikker mail til medarbejderen og det er ikke nødvendigt at medarbejderen underskriver referatet. Såfremt medarbejderen måtte have bemærkninger til referatet journaliseres disse på personalesagen.

 

Anden sygefraværssamtale (opfølgningssamtale) senest 30 dage efter 1. sygefraværssamtale

Alt afhængigt af hvad der er aftalt ved første sygefraværssamtale indkalder lederen til anden sygefraværssamtale, der afholdes ca. 30 dage efter 1. sygefraværssamtale. Såfremt anden sygefraværssamtale ikke blev aftalt ved den første sygefraværssamtale skal medarbejderen indkaldes skriftligt. Medarbejderen har desuden mulighed for at medbringe en bisidder.

Formålet med denne samtale er opfølgning på fraværet samt at få aftalt det fremadrettede forløb, udarbejde en plan for tilbagevenden (fastholdelsesplan) herunder delvis raskmelding, eventuel indhentelse af mulighedserklæring, udførelse af andre arbejdsopgaver.

Personalekonsulenten/personalejuristen kan deltage i denne samtale – det kan desuden også give mening, at der deltager en fastholdelseskonsulent fra medarbejderens bopælskommune. Der skal udarbejdes referat af samtalen. Referatet journaliseres på medarbejderens personalesag. Referatet senders via sikker mail til medarbejderen og det er ikke nødvendigt at medarbejderen underskriver referatet. Såfremt medarbejderen måtte have bemærkninger til referatet journaliseres disse på personalesagen.

 

Efterfølgende sygefraværssamtaler

Der skal løbende ske en konsekvent og hyppig opfølgning. Kommende sygefraværssamtaler (opfølgningsmøder) bør aftales ved den forudgående sygefraværssamtale. Såfremt næste sygefraværssamtale ikke blev aftalt ved den første sygefraværssamtale skal medarbejderen indkaldes skriftligt. Medarbejderen har desuden mulighed for at medbringe en bisidder.

Personalekonsulenten/personalejuristen tages fortsat med på råd og kan deltage i samtalerne og såfremt det giver mening, deltager der en fastholdelseskonsulent fra medarbejderens bopælskommune.

Fastholdelsesaftaler skal være skriftlige. Såfremt der er tale om praktik, hvor medarbejderen fortsat er fuldt sygemeldt, skal en sådan aftale indgås i samarbejde med bopælskommunens fastholdelseskonsulent.

 

Længerevarende sygefravær på typisk 3 - 4 måneder

Lederen er forpligtiget til at sikre forsvarlig drift af arbejdspladsen, herunder hensynet til de øvrige medarbejdere, indebærer, at lederen skal vurdere, hvorvidt det er nødvendigt at iværksætte afskedigelse af den sygemeldte.

I vurderingen indgår prognose for fuld raskmelding, eventuelt igangsatte fastholdelsestiltag, alternative løsninger som fx generel nedsættelse af arbejdstiden, samt driftsmæssige hensyn til arbejdspladsen.

Såfremt det på et tidligere tidspunkt i sygefraværsforløbet må konstateres, at der ikke er udsigt til tilbagevenden til arbejdet skal overvejelsen om eventuel iværksættelse af en afskedigelse ske inden der er forløbet 3 til 4 måneder.

I vurderingen indgår tillige muligheden for at give et genansættelsestilsagn i situationer, hvor prognosen er usikker.

Personalekonsulenten/personalejuristen skal inddrages ved længerevarende fravær og ved vurderingen omkring eventuel iværksættelse af afsked, idet afsked sker i samarbejde med dem.

 

Kritisk sygdom

Ved kritisk sygdom er det vigtigt, at lederen følger den sygemeldte tæt og i samarbejde med den sygemeldte får drøftet, hvordan den sygemeldte kan vende hurtigst muligt tilbage, eventuelt blive delvist raskmeldt eller ved aftale om en aktiv sygemelding. Kontaktfrekvensen og vurdering af situationen sker i samarbejde med personalekonsulenten/personalejuristen. Lederen er ansvarlig for denne indsats.

 

Procedure ved drypvist fravær/særligt sygefraværsmønster

Til trods for at sygefravær er lovlig fravær er drypvist fravær driftsforstyrrende. Drypvist fravær kan i nogle tilfælde også være et tegn på, at der er risiko for en længere sygemelding.

Det er derfor vigtigt, at lederne er opmærksomme og forholder sig til det drypvise fravær, således at lederen udviser den fornødne interesse og omsorg for medarbejderen. Lederen skal derfor prioritere, at indkalde til sygefraværssamtaler, som skyldes drypvist fravær.

Hvis en medarbejder har mere end 3 sygefraværsperioder indenfor ½ år, og/eller 10 dage på et år, skal lederen indkalde medarbejderen til en sygefraværssamtale. Ud fra en konkret vurdering kan lederen også afholde en mere uformel samtale, hvor der ikke skrives referat af samtalen. Lederen kan dog lave en bemærkning på det interne notat i personalesagen.

Formålet for sygefraværssamtalen er at drøfte, hvordan medarbejderen får et mere stabilt fremmøde fremadrettet. Fokus i samtalen skal ikke være på årsagen til fraværet men på, hvordan man fremadrettet opnår et stabilt fremmøde. Medarbejderen skal forinden samtalen (jf. indkaldelsen) have gjort sig overvejelser om, hvordan et stabilt fremmøde fremmes. Lederen skal inden samtalen gøre sig overvejelser om, hvordan lederen kan understøtte medarbejderen i et mere stabilt fremmøde.

Alt afhængigt af medarbejderens oplysninger orienteres medarbejderen om, at lederen har fokus på medarbejderens fravær fremadrettet.

Medarbejderen indkaldes skriftligt til samtalen og skal have mulighed for at tage en bisidder med. Desuden udarbejdes der et referat af samtalen, som der journaliseres på personalesagen.

 

Tjenstlig forløb på baggrund af drypvist fravær

Hvis fraværsmønsteret ikke ændrer sig efter en sygefraværssamtale på baggrund af drypvist fravær, skal lederen, ud fra en konkret vurdering, indkalde medarbejderen til en tilrettevisningssamtale. Der skal skrives referat af samtalen, som journaliseres på medarbejderens personalesag.

Såfremt medarbejderen ikke ændrer på sit sygefraværsmønster efter tilrettevisningssamtalen, skal lederen indkalde medarbejderen til en tjenstlig samtale, hvor medarbejderen kan blive tildelt en skriftlig advarsel. Der skal skrives referat af samtalen, som journaliseres på personalesagen.

Barns 1. og 2. sygedag kan i særlige tilfælde indgå i vurderingen af en medarbejders fraværsmønster.

Personalekonsulenten/personalejuristen bør involveres, såfremt det drypvise sygefravær er af et sådan omfang, at der skal indkaldes til tilrettevisningssamtale og/eller tjenstlig samtale.

Kontakt Personalejura i Løn og Økonomi.

Ledelsesinstruksen skal som udgangspunkt altid anvendes i forbindelse med sygefravær. Dog kan der være særlige individuelle hensyn, der medfører, at en anden procedure bør anvendes.

Lederen skal ved 1. sygedag tage en uformel samtale med sygemeldte. Ved 5. sygedag skal lederen igen tage en uformel telefonisk samtale med medarbejderen og ved 14. dages sygefravær, skal der indkaldes til sygefraværssamtale. Efterfølgende afholdes der løbende sygefraværssamtaler alt efter den enkelte situation. Ved 3-4 måneders sygefravær skal det vurderes, om sygefraværet er foreneligt med driften.

Såfremt en medarbejder har mere end 3 sygefraværsperioder inden for ½ år/10 dage på et år indkaldes der til en sygefraværssamtale på grund af drypvist sygefravær.

Ved fortsat drypvist/unormalt sygefraværsmønster skal der indkaldes til en tilrettevisningssamtale og ud fra en konkret vurdering kan der indkaldes til en tjenstlig samtale.

Besluttet:
Vedtaget af Direktionen den 7. oktober 2013

Revideret:
Revideret af Direktionen den 29. maj 2017.

Sproglig revidering:
Personalejura september 2021