Håndtering af anmeldelser

Den enkelte leder har i samarbejde med Personalejura ansvaret for at svære personalesager håndteres.

Det kan være situationer, hvor lederne fra personale eller andre, f.eks. pårørende, modtager navngivne eller anonyme henvendelser om, at en ansat har begået så grove tjenesteforseelser, at det giver anledning til at overveje politianmeldelse og/eller alvorlige ansættelsesretlige konsekvenser i form af afsked eller bortvisning.

Det er ikke muligt udtømmende at vejlede om den ledelsesmæssige håndtering af sådanne sager, som altid må vurderes konkret, derfor skal Personalejura altid kontaktes for vejledning og sparring. På den ene side har anmelder som oftest en legitim interesse i, at ledelsen påtager sig at håndtere anmeldelsen hurtigst muligt. På den anden side kan der være en legitim interesse i at beskytte den ansatte mod chikanøse eller åbenbart grundløse anmeldelser. Afvejningen af disse hensyn beror på en konkret vurdering.

Det skal indledningsvis understreges, at der er forskel på, hvordan man skal håndtere sager, hvor der er en reel og kvalificeret mistanke om, at der er begået noget strafbart, hvorfor der skal indgives politianmeldelse og så sager, hvor der ikke er grundlag for at indgive politianmeldelse, men hvor der ”blot” foreligger en grov tjenesteforseelse.

Om anonyme anmeldelser contra navngivne anmeldelser:

Retssikkerhedshensyn i forhold til den der anmeldes for at have begået en grov tjenesteforseelse/ strafbart forhold samt hensyn til bevisværdien af anmeldelsen gør, at navngivne anmeldelser foretrækkes frem for anonyme anmeldelser.

Spørgsmålet er imidlertid, hvordan lederne skal håndtere en anonym henvendelse.

I nogen tilfælde kan en henvendelse have så vag og ukonkret en karakter, at den ikke kan håndteres og man må informere anmelderen om, at der ikke foretages yderligere.

Man kan ikke tvinge en anonym anmelder til at fremstå navngiven. Hvis en anmelder imidlertid har opgivet sit navn eller er kendt af den der modtager anmeldelsen, skal navnet noteres, fordi det er en faktisk oplysning, der er omfattet af notatpligten i offentlighedslovens § 6.

Den ansatte, der anmeldes har aktindsigt efter forvaltningslovens kapitel 4, hvorefter lederen som altovervejende hovedregel har pligt til at udlevere navnet på anmelderen til den ansatte, selvom det er ubehageligt for anmelderen. Man kan således ikke love en anmelder anonymitet.

Modtages en anmeldelse fra en ansat eller en navngiven borger, der ønsker anonymitet skal lederen straks gøre opmærksom på, at man ikke kan sikre vedkommende anonymitet på grund af reglerne om notatpligt og aktindsigt.

Modtages omvendt en anmeldelse fra en unavngiven borger, der ønsker at være anonym så bør lederen orientere anmelderen om, at han ikke har pligt til at oplyse sin identitet, men samtidig redegøre for, at en navngiven anmeldelse har bedre bevisværdi end en anonym.

Det vil bero på en konkret vurdering af forseelsens art og grovhed i hvilket omfang, der er grund til at anvende de nedenfor beskrevne metoder.

Generelt er det en skærpende omstændighed, hvis der er tale om en forseelse, foretaget i forhold til et barn/ en ung under 18 eller en person, der i øvrigt har brug for særlig støtte, herunder personer med betydelig nedsat psykisk funktionsevne, der ikke er i stand til at tage vare på egne interesser jf. servicelovens § 81.

Sker der et overgreb mod et barn/ en ung, er det vigtigt at holde fokus på støtten til barnet/den unge. Familieafdelingen har udarbejdet en håndbog i tværfagligt samarbejde, ”Børn og Unges Signaler”, der vejleder herom.

Typeeksempler på grove tjenesteforseelser/ strafbare forhold vil være:

  • Sædelighedskriminalitet
  • Voldskriminalitet
  • Frihedsberøvelse
  • Tyveri og andre berigelsesforbrydelser
  • Efterlade en person i ens varetægt i hjælpeløs tilstand
  • Spiritusindtag i et sådant omfang at pågældende ikke kan varetage sin tjeneste
  • Psykiske overgreb

Lederen skal kontakte personalejura og sammen vurderes tyngden af den modtagne information. Til brug for den videre håndtering af sagen skal lederen udarbejde en redegørelse.

Mundtlige informationer skal noteres, der skal foretages en foreløbig vurdering af tyngden af henvendelsen samt en vurdering af hvilke umiddelbare ledelsesmæssige skridt, der skal iværksættes, hvilket sker i samarbejde med Personalejura.

Følgende bør overvejes i lederens redegørelse:

  • En beskrivelse af episoden og de nærmere omstændigheder herved
  • Er der tale om en enkelt hændelse eller flere hændelser
  • Hvor, hvad og hvornår stammer observationerne fra – vedlagt evt. indberetning/anmeldelse
  • Hvem har været involveret, herunder evt. vidner
  • Har der tidligere været sammenlignelige episoder – vedlæg evt. referater/notater herfra
  • Lederens umiddelbare vurdering af tyngden af henvendelsen, herunder eventuelle overvejelser i forhold til politianmeldelse
  • Lederens vurdering af om den ansatte af driftsmæssige årsager bør fritages for tjeneste mens sagen undersøges, bør omplaceres eller kan fortsætte arbejdet evt. med nærmere beskreven støtte
  • Lederens plan for håndtering af klager/forurettede
  • Lederens plan for umiddelbar håndtering i forhold til den ansatte
  • Evt. plan for nødvendig information af kolleger/ brugere af institutionen
  • Evt. andre konkrete oplysninger til belysning af sagen


Lederen informerer nærmeste chef om anmeldelsen. Anmeldelsen journaliseres på pågældendes personalesag.

Hvis der er en reel og kvalificeret mistanke om, at en ansat som et led i ansættelsen har begået et strafbart forhold, skal der hurtigst muligt indgives politianmeldelse.

Er der tale om mistanke om overgreb i forhold til et barn skal man tage det udgangspunkt, at mistanken har tilstrækkelig substans til, at der er belæg for en politianmeldelse. Det er vigtigt at holde sig for øje, at det er politiet og ikke ansættelsesmyndigheden, der er efterforskningsmyndighed.

Indgivelse af politianmeldelse er ikke en forvaltningsmæssig afgørelse, men alene en procesbeslutning. Det betyder, at der ikke er høringspligt i forhold til den ansatte. Da det kan have afgørende efterforskningsmæssig betydning, at politiet kan iværksætte f.eks. afhøring og ransagning før den ansatte bliver bekendt med mistanken, må den ansatte først informeres om mistanken, når kommunen og politiet sammen har vurderet sagen. Omvendt bør den ansatte informeres hurtigst muligt. Der bør ikke gå mere end 3 dage fra den ansatte er præsenteret for en mistanke til der er truffet beslutning om det videre forløb i sagen.

I rene chikanesager eller tilfælde hvor mistanken på et sikkert grundlag kan afkræftes, skal politiet ikke inddrages og sagen viderebehandles af Personalejura med henblik afgørelse af, om der er belæg for ansættelsesretlige konsekvenser. Den ansatte har partsstatus og således krav på høring, aktindsigt mv.

I de tilfælde hvor man er i tvivl om, hvorvidt mistanken om strafbart forhold kan afkræftes, inddrages politiet med henblik på vejledning herom.

Er der mistanke om, at der er begået et strafbart overgreb i forhold til et barn eller en ung under 18 år, skal der ske indberetning til Børn- og Familieafdelingen. Herudover skal der ske indberetning, hvis man af anden årsag bliver opmærksom på, at et barn/ en ung har behov for særlig støtte.

Afgørelsen om de ansættelsesretlige konsekvenser er en forvaltningsafgørelse. Den ansatte har partsstatus og skal høres om anmeldelsen.

Efter konkret vurdering kan den ansatte fritages for tjeneste umiddelbart efter anmeldelsen.

Den ansatte indkaldes snares muligt til et afklarende møde/høringsmøde med bisidder i forhold til anmeldelsen. Bemærk at der skal anvendes en særlig procedure i forhold til tjenestemænd.

Er mistanken grundløs har lederen ansvar for at iværksætte en proces med henblik på pågældendes tilbagevending. De nærmere retningslinjer aftales på mødet.

Hvis mistanken ikke kan afkræftes og skal undersøges nærmere, kan pågældende efter konkret vurdering omplaceres til andet arbejde eller fritages fra tjeneste mens efterforskningen/undersøgelsen pågår.

En kollega, der bliver opmærksom på, at en anden ansat har begået en grov tjenesteforseelse/ et strafbart forhold skal sørge for, at ledelsen bliver gjort opmærksom på forseelsen. Kollegaen skal ikke drøfte mistanken med andre kolleger, men skal gå direkte til lederen.

Med mindre der er tale om et ukompliceret faktisk hændelsesforløb, bør en indberetning ske skriftligt med en meget konkret hændelsesbeskrivelse, herunder angivelse af

  • hvad der er observeret
  • hvornår er det observeret
  • hvor er det observeret
  • hvilke personer er involveret

En kollega, der har indgivet en anmeldelse, har ikke ret til at blive informeret om udfaldet af anmeldelsen, hverken i forhold til politimæssig efterforskning eller ansættelsesretlig afgørelse. Kollegaen har kun krav på at få bekræftet at anmeldelsen bliver ledelsesmæssigt håndteret.

En medarbejder må godt videregive fortrolige oplysninger til brug for politiets efterforskning, hvis der er tale om en alvorligere forbrydelse, hvor det offentlige har en klar interesse i efterforskningen/retsforfølgelsen jf. forvaltningslovens § 28. stk. 2 nr. 3.

Oplysninger om strafbare forhold og ansættelsesmæssige forhold er fortrolige oplysninger underlagt tavshedspligten for offentligt ansatte efter straffelovens § 152. Det betyder, at oplysningerne som udgangspunkt ikke kan videregives, medmindre man får samtykke fra pågældende. For at hindre mytedannelse bør man tilstræbe at få nedfældet en skriftlig aftale om, hvilke oplysninger, der kan videregives. Aftalen skal tiltrædes af den ansattes fagforening.

De direkte involverede:
Ledelsen skal tage hånd om de direkte involverede og disses evt. forældre. Ledelsen skal gå i dialog med disse og skal informere om muligheden for støtte. Ledelsen har inden for grænserne af tavshedspligten ansvar for at lægge en plan og følge op så det sikres, at de direkte involverede/forældrene i relevant omfang får hjælp til at håndtere en evt. utryghed.

Der vil herudover ofte være et markant behov for information, som imidlertid er vanskeligt at imødekomme på andet end et ret ukonkret niveau.

Kolleger:
Kollegaer informeres om

  • at der er en ikke nærmere defineret episode
  • tavshedspligten
  • evt. erfaringer om håndtering af lignende forløb
  • at der kan rettes henvendelse til lederen i forhold til konkrete klager/observationer
  • at ansvaret tages alvorligt og håndteres ledelsesmæssigt

Evt. øvrige forældre:
Forældre på berørt institution informeres om nødvendigt i anonymiseret og ukonkret form om

  • at der er en ikke nærmere defineret episode
  • at personalet har tavshedspligt og ikke kan drøfte sagen
  • at sagen håndteres ledelsesmæssigt
  • handleplan i forhold til børn/tryghed
  • erfaringer fra lignende forløb
  • Muligheder for råd og støtte
  • at der kan rettes henvendelse til lederen i forhold til konkrete klager /usikkerhed

Der må ikke informeres yderligere.

Ledelsen skal sikre relevant opfølgning både i forhold til klager, en evt. forurettet, den ansatte, kolleger og evt. forældre på en berørt institution.

Vedtaget i direktionen den 8. april 2013
Sprogligt revideret af Personalejura 2022