Telefonkultur

God telefonkultur er god borgerservice. Derfor ønsker Middelfart Kommune at højne standarden i telefonbetjeningen af borgere, samarbejdspartnere og myndigheder.

  • Middelfart Kommune ønsker en ensartet og professionel betjening af alle henvendelser.
  • Ingen opkald må gå tabt

Vi sikrer servicemålene ved som minimum at overholde følgende handlinger:

  1. Vi besvarer altid telefonen i åbningstiden/telefontiden.
  2. Vi præsenterer os altid med navn og afdeling, så borgeren oplever en ensartethed.
  3. Træk kollegaens telefon, når han eller hun er fraværende eller optaget... tilbyd at hjælpe. Aktiver evt. knappen ”medflyt” på telefonen.
  4. Ved evt. viderestilling, spørg ind til sagens kerne og undgå fejlomstillinger. Tilbyd om nødvendigt at ringe tilbage.
  5. Har du indtalt besked på voicemail, hvornår du træffes, SKAL dette overholdes.
  6. Alle modtagne beskeder SKAL besvares hurtigst muligt, og senest næste dag.
  7. Afdelingen må ikke affolkes medmindre, det først er meddelt i omstillingen.
  8. Hvis du har brug for omstillingens hjælp og stiller din tlf. om til 9, SKAL du hver gang maile til BORGER-OMSTILLING og fortælle, at du stiller om til 9, og oplyse om, hvornår du træffes igen.
  9. ”Ikke til stede-assistent” i Outlook skal aktiveres ved fravær - se hvordan du gør
  10. Outlook kalenderen SKAL være ajourført
  11. Omstillingen bruger Zydesk (søgemaskine). Tjek at dine søgeord(arbejdsområder) m.m. er opdaterede - se hvordan du gør

Det er dit ansvar at sikre, at din egen telefon bliver passet i overensstemmelse med ovenstående.

Alle nyansatte skal informeres om Middelfart Kommunes telefoni servicemål.

Ledelsen vil på den enkelte arbejdsplads, tage servicemålene op til revurdering 2 x årligt.